So gestalten Sie Ihre Ablage übersichtlich, damit Sie immer alles sofort finden
Sie möchten Unterlagen immer sofort im Zugriff haben, wenn Sie sie benötigen? Sie möchten keine Doppel- und Mehrfachablagen? Und Ihr Chef und die Kollegen oder Ihre Vertretung sollen sich bestenfalls auch in Ihrer Ablage zurechtfinden?
Dann muss eine klare Struktur her. In diesem Beitrag aus dem Sekretärinnen-Handbuch erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt zu einer übersichtlichen Ablage gelangen.
Wie übersichtlich ist Ihre Ablage?
Kennen Sie diese Aussagen?
- „Bei uns hat jeder sein eigenes System ...“
- „In meiner eigenen Ablage finde ich mich ja gerade so zurecht, aber wehe, wenn ich woanders etwas suchen muss ...“
- „Ich lege zur Sicherheit vieles mehrfach an verschiedenen Stellen ab. Trotzdem finde ich etwas manchmal nicht wieder ...“
- „Ich schmeiße grundsätzlich nichts weg; wer weiß, wann man es noch mal braucht ...“
- „Als ich hier anfing, brauchte ich ein halbes Jahr, um mich in der Ablage zurechtzufinden ...“
Im Sekretariat gehört es zu Ihren Kernkompetenzen, Informationen schnell griffbereit zu haben. Und das nicht nur für Ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen. Sie leisten mit einer transparenten und optimal strukturierten Ablage einen wichtigen Beitrag dazu, dass Sie Vorgänge effizient verwalten und alle notwendigen Informationen schnell zur Verfügung haben.
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Sofie Kellner arbeitet seit 3 Monaten als Assistentin der Geschäftsleitung in einem Architekturbüro für Industriegebäude. Sie hat eine Altablage übernommen, die unübersichtlich und völlig überladen ist.
Einerseits hat Sofie Kellner selbst Schwierigkeiten, Vorgänge schnell griffbereit zu haben. Andererseits kommen der Chef und die Kollegen immer wieder auf sie zu und bitten sie um Unterstützung bei der Suche nach einer bestimmten Projektablage.
Die 4 Prinzipien einer optimalen Ablageorganisation
Beachten Sie die folgenden 4 Ablageprinzipien – und Sie haben alles im Griff!
Prinzip 1: Legen Sie den Ablageort fest
Legen Sie sowohl bei der Papier- als auch bei der PC-Ablage genau fest, wo welches Dokument abgelegt werden soll. Je eindeutiger Sie den Ort bestimmen, desto besser können Sie, Ihr Chef und Ihre Kollegen Dokumente zuordnen und wieder finden.
Prinzip 2: Legen Sie den firmeninternen Ablagewert fest
Viele Dokumente unterliegen keiner bestimmten Aufbewahrungsfrist und verlieren irgendwann ihren Wert. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Anschreiben, mit denen Sie Unterlagen verschicken. Entsorgen Sie wertlos gewordene Dokumente.
Prinzip 3: Legen Sie die Ablageart fest
Diese 3 Ablagearten gibt es:
- in Papierform
- als Dokument/Datei im PC auf dem Desktop oder dem Server
- als E-Mail-Ablage in Outlook/Notes oder Ähnlichem
Idealerweise beschränken Sie sich auf 2 Ablagearten: Papier und PC. Diese beiden Ablagearten sind dann aber auch auf die gleiche Art und Weise strukturiert. Das bedeutet, dass Sie keine getrennte E-Mail-Ablage haben, sondern eine E-Mail direkt dem betreffenden Vorgang zuordnen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Auch wenn Ihnen das ungewohnt erscheint: Ziehen Sie E-Mails nicht mehr in Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm, sondern speichern Sie sie in Ihrer elektronischen Ablage ab. Öffnen Sie die E-Mail, und klicken Sie auf „Speichern unter“. Legen Sie sie wie die anderen Dokumente auch in Ihrer elektronischen Ablage auf dem Server ab.
Prinzip 4: Beachten Sie 2 Formen der Aufbewahrungsfristen
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- interne Aufbewahrungsfristen
Eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in Ihrem Sekretärinnen-Handbuch oder im Internet, z. B. hier: Aufbewahrungsfristen.
Legen Sie einen Registraturplan an
Mit einem Registraturplan sorgen Sie für Transparenz und Systematik. Einmal erstellt, liefert er Ihnen eine Übersicht, welches Dokument Sie wo ablegen müssen.
1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme
Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über Ihr aktuelles Ablagegut. Halten Sie dazu in einer Liste fest, welche Unterlagen Sie zu verwalten haben. So könnte Ihre Liste aussehen:
| Arbeitsgebiet |
Ablagegut |
| Vertrieb |
Schriftverkehr mit Kunden
interner Schriftverkehr
Reklamationen
Angebote |
| Personalwesen |
Formulare
Anträge
Bescheinigungen
Gehaltserhöhungen |
| Verwaltungsorganisation |
Reisekostenabrechnungen
Reiseberichte
Stadtpläne |
| Fertigung |
Statusberichte
Terminlisten
Budgetierungen |
2. Planen Sie grob die Ablage-Bereiche
Aufgrund Ihrer Analyse können Sie nun einen Aktenplan erstellen. Sie haben mit der Darstellung der Arbeitsgebiete die Hauptgruppen für Ihren Plan festgelegt.
So können die Hauptgruppen aussehen:
| Bereiche |
| Geschäftsführung |
| Anlagen des Unternehmens |
| Finanzen und Buchhaltung |
| Personal- und Sozialwesen |
| Einkauf |
| Fertigung |
| Vertrieb |
| Verwaltungsorganisation |
3. Gliedern Sie in Unterbereiche
Im nächsten Schritt legen Sie die Unterbereiche fest, in denen Ablagegut anfallen kann:
| Bereich |
Unterbereiche |
| Geschäftsführung |
Führung
Geschäftsberichte
Firmengeschichte
usw. |
| Anlagen des Unternehmens |
Grundbesitz
Gebäude
Instandhaltung
usw. |
| Finanzen und Buchhaltung |
Bilanzen, Abschlüsse
Banken, Kasse
Steuern
Buchhaltung
usw. |
| Personal- und Sozialwesen |
Personalakten
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Aus- und Weiterbildung
usw. |
| Einkauf |
Lieferanten
Materialprüfung
usw. |
| Fertigung |
Fertigungsprogramm
Lagerverwaltung
Qualitätswesen
usw. |
| Vertrieb |
Kunden
Verkaufsprogramm
Preisgestaltung
usw. |
| Verwaltungsorganisation |
EDV
Hausverwaltung
Fuhrpark
usw. |
4. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter mit ein
Wenn Sie die Hauptgruppen/-bereiche definiert haben, sollten Sie mit Ihren Kollegen, die ebenfalls auf Ihre Ablage zugreifen, einen kleinen Test durchführen. Legen Sie sich Kopien von 10 bis 20 verschiedenen Dokumenten zurecht. Bitten Sie die Kollegen, diese Dokumente den Hauptgruppen zuzuordnen.
Gelingt dies gut, sind die Hauptgruppen eindeutig definiert und für alle klar. Gibt es Unstimmigkeiten, können Sie diese jetzt beseitigen und gemeinsam nach klareren Strukturen suchen.
5. Nehmen Sie die Feingliederung vor
Nun nehmen Sie die Feingliederung des Registraturplans in Angriff. Das sieht beim Personal- und Sozialwesen in etwa so aus:
| Bereich |
Unterbereich |
Feingliederung |
| Personal- und Sozialwesen |
Personalakten |
Für jeden Mitarbeiter von A - Z |
| |
Lohn- und Gehaltsabrechnung |
Lohn- und Gehaltsübersicht
Lohnsteuer
Kirchensteuer
Spesen
Vermögenswirksame Leistungen |
| |
Aus- und Weiterbildung |
Auszubildende
Weiterbildung
Inhouse-Trainings |
6. Geben Sie Ihrer Ablage im Schrank und im PC nun die gleiche Struktur
Installieren Sie diesen Registraturplan sowohl für die Papierablage als auch für die PC Ablage. Beide müssen der gleichen Systematik folgen. Das bedeutet, dass Sie Ordner und Mappen im Schrank genauso beschriften wie Ordner im PC.
Einige Unterlagen werden Sie nur elektronisch ablegen, andere wollen Sie oder Ihr Chef in Papierform abgelegt haben. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie ein und dasselbe Dokument nicht elektronisch und in Papierform ablegen.
7. Beginnen Sie mit der neuen Ablagestruktur zu einem bestimmten Stichtag
Verzichten Sie darauf, die gesamte Altablage in das neue System umzuordnen. Sie laufen sonst Gefahr, Ablagegut umzustrukturieren, das Sie überhaupt nicht mehr benötigen. Konzentrieren Sie sich bei der Neuorganisation auf die aktuelle Ablage.
Beginnen Sie ab einem Stichtag mit der neuen Ablagestruktur. Sobald Sie Dokumente aus der Altablage benötigen, um sie zu bearbeiten, wandern diese Dokumente ebenfalls in das neue System hinein. So erreichen Sie, dass innerhalb eines halben Jahres die Altablage in die neue Systematik hinein geflossen ist, ohne dass Sie großartige Umorganisationen starten. Nach einem Jahr bringen Sie die gesamte Altablage – so wie sie ist – ins Archiv.
So organisieren Sie Ihre Projektablage
Immer häufiger müssen Sie unterschiedliche Projekte betreuen und verwalten und dazu die anfallenden Dokumente übersichtlich ablegen. Hierzu eignet sich eine Ablage mit Kennzahlen.
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Für die Projektablage definiert Sofie Kellner ein neues System. Jeder Auftrag für eine Baumaßnahme erhält eine eigene Kennzahl.
Eine Kennzahl setzt sich folgendermaßen zusammen:
| Auftraggeber-Nummer |
Laufende Auftragsnummer |
Abteilung |
| A01 |
200701 |
3 |
- Auftraggebernummer: Die Kennung „A01“ steht für den Kunden Auersberg AG, Coburg. Käme ein neuer Kunde hinzu, zum Beispiel die Firma Werner Ahlers, Würzburg, würde die Kennung „A02“ lauten, weil dies der zweite Kunde mit dem Buchstaben A ist.
- Laufende Auftragsnummer: Diese Kennung setzt sich aus der Jahreszahl, in der der Auftrag erteilt wurde, nämlich „2007“, und der laufenden Nummer „01“ zusammen. Würde der Kunde Auersberg AG im Jahr 2006 einen weiteren Auftrag erteilen, so bekäme dieser Auftrag die Kennzahl „A01 200602 3“.
- Die Abteilung, in der der Auftrag bearbeitet wird, ist ebenfalls durch eine Zahl definiert, im Beispiel oben: 3. Die Abteilungsnummern legen Sie fest.
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Im Architekturbüro von Sofie Kellner wird nun jedes Dokument – ganz gleich, ob in Papierform oder im PC – mit einer Kennzahl versehen. Damit ist sofort ersichtlich, zu welchem Projekt das Dokument gehört – und kann entsprechend abgelegt werden.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Außerdem arbeitet Sofie Kellner bei den Ordnern und in der Datei mit dem Projektablageplan mit Farben. Jede Abteilung hat nicht nur ihre Abteilungsnummer, sondern auch eine eigene Farbe, die sich auf allen Ordnern und Hängemappen wieder findet.
Verwenden Sie die richtigen Organisationsmittel für Ihre Ablage
Sie haben die Wahl zwischen 5 verschiedenen Organisationsmitteln:
1. Die PC-Ablage hat die oberste Priorität. Verzichten Sie – wann immer es möglich ist – darauf, aus einer Datei ein Papierdokument zu machen. Achten Sie auf eine einheitliche Struktur. Den Ordner im Schrank sollten Sie genauso kennzeichnen und mit dem gleichen Inhalt füllen wie den Ordner im PC. Damit haben Sie einen wichtigen Schritt hin zur papierlosen Ablage getan.
Jetzt besteht die Möglichkeit, schnell festzustellen, wann ein Ordner die gleichen Papierdokumente enthält wie der Ordner im PC. Dann können Sie den Papier-Ordner entsorgen. Davon ausgenommen sind die Dokumente, die Sie unbedingt in Papierform aufbewahren müssen (z. B. Originalverträge).
2. Der Papier-Ordner ist ideal, wenn Sie umfangreiche Vorgänge ablegen wollen. Mithilfe von Trennblättern oder Registraturen können Sie große Ablagemengen logisch gliedern. Ordner eignen sich für:
- umfangreiche Kunden- und/oder Lieferantenablagen
- Projekte
- Produktdokumentationen
- gleichartige Dokumente (z. B. Rechnungen)
3. Die Hängeregistratur ordnet kleine Vorgänge, die nur aus wenigen Dokumenten bestehen. Hierbei haben Sie in einem Auszug einen schnellen Überblick über viele Themen, die Sie mit den entsprechenden Reitern benannt haben. Hängemappen oder Hängetaschen setzen Sie optimal ein für
- kleine Kunden- und/oder Lieferantenablagen,
- den aktuellen Teil der Projektablage,
- aktuelle Vorgänge zur Bearbeitung,
- die Sammlung von Standardinformationen (z. B. Prospekte, Rundschreiben).
4. Der Stehsammler eignet sich für Fachzeitschriften, umfangreiche Kataloge und Prospekte.
5. Die Stapelablage sollten Sie nur kurzzeitig einsetzen, um aktuelle Dokumente in einem Ablagefach zu sammeln, bevor Sie sie endgültig bearbeiten.
Hier noch ein Praxis-Tipp von einer Leserin: Wer Stehsammler nicht mag und auch Fachzeitschriften und Prospekte am liebsten in Ordnern ablegt, für den gibt es jetzt eine Erleichterung: den „Stech-Locher“ von Kinlo. Damit können Sie sogar Kataloge lochen. Bedenken Sie aber, dass ein solcher Ordner dann ziemlich schwer werden dürfte. Außerdem lohnt sich die Mühe wahrscheinlich am ehesten bei Fachzeitschriften, da sie am wenigsten schnell veralten.
Vermeiden Sie unnötige Wege: Der Standort der Ablage
Ordnen Sie Ihre Ablage räumlich so an, dass Sie auf die Dokumente jederzeit schnellen Zugriff haben, die Sie häufig brauchen.
- Direkter Zugriff: Das ist der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie ohne aufzustehen erreichen können; hier haben Sie die Dokumente, die Sie ständig (mehrmals am Tag) für Ihre Arbeit benötigen.
- Indirekter Zugriff: Das ist Ihr Büro und der Bereich rund um Ihren Arbeitsplatz, den Sie mit wenigen Schritten erreichen; in diesem Bereich befinden sich die Dokumente, auf die Sie häufig (täglich) zugreifen müssen.
- Distanzbereich: Hierbei handelt es sich um das Archiv oder andere Ablage-Orte, die weiter entfernt sind; deshalb sind dort nur die Dokumente untergebracht, die aufgrund von Ablagefristen aufbewahrt werden müssen, aber nicht mehr oder nur noch ganz selten gebraucht werden.
So wissen Sie immer, wenn Sie etwas aus einem Ordner entnommen haben
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Sofie Kellner und ihr Chef brauchen aus der umfangreichen Projektablage, verteilt in zahlreichen Ordnern, immer wieder einen kleinen Teil, um bei Besprechungen aktuelle Informationen parat zu haben oder um aktuelle Vorgänge zu bearbeiten.
| Ablagegut |
Ablagewert |
| Anmeldung |
bis zum Seminarbeginn hoher Wert, danach wertlos |
| Zusage |
bis zum Seminarbeginn hoher Wert, danach wertlos |
| Rechnung |
für die Buchhaltung – zehn Jahre aufbewahren |
| Teilnahmebescheinigung |
für die Personalakte – dauerhafter Wert |
Wenn Sofie Kellner nun aus der umfangreichen Projektablage den Teil herausnimmt, den sie oder ihr Chef gerade bearbeitet, heftet sie an die entsprechende Stelle eine rote Trennkarte mit der Aufschrift „Aktueller Teil im Sekretariat“ ein. Damit ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter sofort erkennt, warum die Projektablage nicht vollständig ist. Und wo sich der fehlende Teil befindet.
Dies gilt auch, wenn ein ganzer Ordner für längere Zeit entnommen wird. An den Platz des Ordners stellt Sofie Kellner eine DIN-A4-große, rote Pappkarte.
Befreien Sie sich von unnötigem Papier
Nicht jedes Dokument, das heute einen hohen Ablagewert hat, ist morgen noch genauso wichtig.
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Sie haben einen Mitarbeiter zu einem Seminar angemeldet. Sie erhalten dazu vom Seminarveranstalter eine Seminarzusage und eine Rechnung. Am Ende des Seminars erhält der Mitarbeiter eine Teilnahmebescheinigung. Sie haben jetzt 4 Dokumente mit unterschiedlichem Wert.
Im Klartext heißt das, dass Sie nach dem Seminarbesuch des Mitarbeiters die Anmeldung und die Zusage vernichten können, weil sie durch andere, wertvollere Dokumente ersetzt wurden.
Misten Sie Ordner aus, indem Sie das „Kleiderschrank-Prinzip“ anwenden
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Sofie Kellner wendet in ihrer Ablage das „Kleiderschrankprinzip“ an, weil sie keine Zeit hat, Ordner und Mappen nach wertlos gewordenen Dokumenten zu durchforsten. Deshalb handelt Sofie Kellner bei allen Ablagebehältern, die nach und nach sehr voll geworden sind, nach dem Prinzip „Eins rein, zwei raus!“.
Wenn sie also in einen vollen Ordner noch weitere Dokumente hineinheften muss, schaut sie kurz, ohne den ganzen Ordner durchzublättern, ob sie gleichzeitig mindestens so viele Blätter, wie sie hineinheften möchte, herausnehmen kann. Idealerweise nimmt sie doppelt so viel heraus, wie sie hineinheftet.
 Oft haben Dokumente im Laufe der Zeit ihren Wert verloren, und Sie können sie vernichten. Investieren Sie aber nicht zu viel Zeit dafür. Wenn Sie beim Durchblättern auf etwas stoßen, nehmen Sie es heraus. Wenn Sie auf Anhieb nichts finden, sparen Sie sich die Zeit, gezielt nach etwas zu suchen.
So schützen Sie sich vor der Papierflut
Lassen Sie sich aus Verteilern streichen, deren Angebote Sie nicht interessieren. Dies gilt auch für den internen Schriftwechsel. Schreiben Sie den zuständigen Kollegen eine kurze E-Mail, dass Sie bestimmte Informationen nicht benötigen.
Wenn Sie Dokumente zur Information für Kollegen kopieren und verteilen sollen, scannen Sie diese Dokumente lieber ein und verteilen Sie sie mit einer knapp formulierten E-Mail mit dem entsprechenden Anhang.
Setzen Sie den Papierkorb großzügig ein. Denken Sie daran: Sie leben in einer Wissens- und Informationsgesellschaft. Es gibt fast keine Information, die Sie sich nicht – wenn unbedingt notwendig – wiederbeschaffen könnten, falls Sie sie „großzügig“ weggeworfen haben.
Horten Sie keine Prospekte, Fachzeitschriften, Fachartikel und sonstigen „Lesestoff“. Legen Sie sich ein Ablagefach „Lesen“ an. Jeden Freitagmittag werfen Sie den Inhalt in den Papierkorb. Was Sie bis Freitagmittag nicht gelesen haben, lesen Sie nie! Ab Montag gibt's etwas Neues – immer!
Tipps für den Ablagealltag, wenn ...
... der Ordner zu voll ist:
Prüfen Sie, welche Dokumente ihren Wert verloren haben. Werfen Sie diese weg. Vermeiden Sie, Dokumente doppelt abzulegen; arbeiten Sie lieber mit Querverweisen bei umfangreichen Unterlagen. Überlegen Sie, ob Sie alle Dokumente in Papierform benötigen, obwohl Sie sie außerdem im PC gespeichert haben.
... mehrere Mitarbeiter Zugriff auf die Ablage haben:
Weil sich mehrere Kollegen aus der Ablage „bedienen“, suchen Sie immer wieder Unterlagen und wissen nicht, wer sie gerade hat. Verpflichten Sie Ihre Kollegen dazu, ein „Entnahme-Blatt“ an die Stelle zu heften, an der sie einen Vorgang entnommen haben. Auf dem Entnahme-Blatt reicht das Kurzzeichen des Mitarbeiters, und jeder weiß, wo sich der Vorgang gerade befindet.
... der Chef seine persönliche Ablage haben will und nichts wiederfindet:
Geben Sie Ihrem Chef nur Kopien und behalten Sie die Originale in Ihrer Sekretariatsablage. Das bedeutet zwar, dass Sie und Ihr Chef doppelt ablegen, aber in diesem Fall erleichtert es Ihren Zugriff. Sie sparen Zeit, weil Sie keine Vorgänge suchen müssen oder Unterlagen verloren gehen.
Wenn Sie diese Doppelablage nicht wollen, bieten Sie Ihrem Chef an, dass Sie die Ablage für ihn übernehmen und diese damit im Griff behalten. Sollte Ihr Chef ganz besonders chaotisch veranlagt sein, erfassen Sie alle Dokumente, die Sie ihm gegeben haben, in einer Checkliste, und prüfen jeden Tag, wo die Unterlagen geblieben sind – bis Sie sie abgelegt haben.
Dokument
(Verfasser) |
Dokumenten-
Datum |
Inhalt des
Dokuments |
Vorlage beim Chef |
Zurück am |
| Meier GmbH |
21.09.20.. |
Angebot Kopierer |
23.09.20.. |
|
| Herr Berger |
23.09.20.. |
Protokoll Vorstandssitzung |
23.09.20.. |
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... Umläufe durch die Abteilung/das Unternehmen ewig dauern:
Erstellen Sie eine Umlaufmappe in einer „Knallfarbe“. Heften Sie in die Innenklappe eine Arbeitsanweisung, die der Chef unterschrieben hat: „Diese Umlaufmappe ist innerhalb eines Tages weiterzugeben.“
... sich ungelesene Fachzeitschriften stapeln:
Behalten Sie alle Fachzeitschriften für 2 Monate in Ihrem Büro. Wer sich in dieser Zeit meldet und nach der Zeitschrift fragt, bekommt sie demnächst im direkten Verteiler. Alle anderen Fachzeitschriften bestellen Sie ab. Wenn Ihr Chef trotzdem nicht auf die Information verzichten möchte, abonnieren Sie den E-Mail-Newsletter dieser Zeitschrift.
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