|
|
So entschuldigen Sie sich für Verzögerungen, Überschneidungen und wenn Sie selbst etwas vergessen haben
„Wir bitten die verzögerte Beantwortung Ihres Schreibens zu entschuldigen“ hört sich sehr steif und distanziert an. Und „verzögert“ klingt so negativ.
Wenn Sie sich entschuldigen, möchten Sie mit Ihrem Brief oder Ihrer E-Mail Wogen glätten. Also muss Ihr Schreiben freundlich klingen und trotzdem ehrlich entschuldigend wirken. Dieser Beitrag aus dem SekretärinnenBriefeManager zeigt Ihnen, wie Sie diesen Spagat meistern.
Seien Sie selbstbewusst – geben Sie Fehler zu!
Selbst wenn Sie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens und Ihre eigene Arbeit als „gut organisiert“ einstufen, so werden auch dort Missverständnisse, Verwechslungen, Irrtümer und Fehleinschätzungen vorkommen.
Beobachten Sie einmal, wie viele Dinge Sie parallel zu bearbeiten haben und mit welchem Zeitdruck dies alles zu erledigen ist.
- Haben Sie deshalb Verständnis für sich selbst! Es ist ein Zeichen von Selbstbewusstsein, Fehler zuzugeben, sich zu entschuldigen und die Angelegenheit zu regeln.
Beispiel: Sie haben Ihrem Chef 2 Verabredungen zum gleichen Termin beschert, vergessen, den Messestand zu buchen, und die Rechnung der inzwischen unruhig gewordenen Firma Seidler liegt auch noch auf Ihrem Schreibtisch.
Sie müssen dazu Stellung nehmen, die Angelegenheit regeln und dafür sorgen, dass Kunden und Geschäftspartner nicht aus Verärgerung verloren gehen.
Aber keine Sorge: Der SekretärinnenBriefeManager lässt Sie nicht im Stich! Wir geben Ihnen in diesem Beitrag das notwendige Rüstzeug für Rettungsaktionen – sozusagen den Rettungsring für das in den Brunnen gefallene Kind.
Übertreiben und dramatisieren Sie nicht unnötigerweise
Was erwartet Ihr Kunde, wenn eine Lieferung sich verzögert? Was wünscht sich Ihr Lieferant, wenn seine Rechnung noch nicht bezahlt wurde?
Ganz einfach nur, dass Sie Klarheit schaffen und dass diese Angelegenheit schnell und zielstrebig geregelt wird. Er wünscht sich kein Jammern und Wehklagen.
Klare Aussagen, konkrete Lösungen und flexibles Verhalten sind wichtiger als Kniefälle und salbungsvolle Bitten um Verzeihung. Mit gelungenen Formulierungen sollten Sie versuchen, souverän und professionell Sand aus dem Getriebe Ihrer Geschäftsbeziehungen zu entfernen.
So nicht:
|
Alles deutet darauf hin, dass wir die Ersatzteile leider nicht zum vereinbarten Termin liefern können.
|
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Vermeiden Sie derart nebulöse und feige Aussagen! Schaffen Sie klare Verhältnisse durch eindeutige Informationen!
Besser so:
|
Wir wissen, wie dringend Sie diese Ersatzteile benötigen. Wir werden alles tun, um so bald wie möglich liefern zu können. Aber bis zum 14. September schaffen wir es nicht mehr.
|
Hiermit signalisieren Sie Verständnis für die Situation der anderen Seite. Sie zeigen guten Willen und geben klar zu, dass es zu einer Verzögerung kommt.
Wenn Sie den definitiven Liefertermin nennen können, dann fügen Sie diesen selbstverständlich hinzu – aber bitte keine Spekulationen!
So nicht:
|
|
Wir werden ganz sicher irgendwann einen neuen Termin finden.
|
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Irgendwann und nirgendwo – das hört sich sehr nach Sankt-Nimmerleins-Tag an. Indirekt und ungewollt signalisieren Sie hiermit: „Ist doch ganz egal, wann ...“
Besser so:
|
|
Als neuen Termin schlagen wir vor: Donnerstag, 12. Oktober 20.., 14 Uhr im Büro von Carl Schneider.
|
Oder:
|
|
Ich rufe Sie in den kommenden Tagen an, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Überlegen Sie sich bitte schon einige Vorschläge!
|
Versuchen Sie nicht zu vertuschen und zu beschönigen
Geben Sie offen zu, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, dass Sie etwas vergessen, übersehen oder verwechselt haben. Dies beeindruckt Ihre Geschäftspartner mehr als alle Versuche, Fehler zu vertuschen oder herunterzuspielen.
Antworten Sie nicht nur ganz allgemein, sondern machen Sie einen konkreten Vorschlag, wie Sie das Problem lösen wollen.
So nicht:
|
|
Anscheinend ist Ihre Rechnung noch nicht bei der Buchhaltung angekommen. Ich muss einmal nachsehen, wo sie stecken geblieben ist.
|
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Diese höflich klingenden Sätze sind für den Leser der Horror schlechthin.
- „Anscheinend“ – ist sie nun in der zuständigen Abteilung gelandet oder nicht? Deutlicher können Sie Ihre Gleichgültigkeit nicht ausdrücken. Außerdem vermittelt bereits dieses erste Wort ein Bild von schlechter Organisation. Sie wissen „anscheinend“ nicht Bescheid.
- „Ich muss einmal nachsehen“ – da können Sie auch direkt schreiben: „Wegen Ihrer Aufdringlichkeit muss ich mich jetzt um solch lästige Dinge kümmern.“
- „Stecken geblieben“ – das ist ein flapsiger, umgangssprachlicher Ausdruck, der Desinteresse vermittelt. Er teilt ungewollt mit, dass es in Ihrem Unternehmen nicht so recht läuft. Mit diesen Sätzen übernimmt niemand die Verantwortung, niemand sorgt für Klarheit.
Besser so:
|
|
Kein Wunder, dass Sie Ihr Geld noch nicht erhalten haben! Ich habe tatsächlich vergessen, Ihre Rechnung weiterzugeben. Meine Entschuldigung erhalten Sie bereits jetzt und Ihr Geld am 14. Oktober 20... Ich werde mich persönlich darum kümmern.
|
Wenn Ihr Schreiben den Eindruck von Gleichgültigkeit oder gar Arroganz vermittelt, so richtet das den größten Schaden im Hinblick auf Ihre Geschäftsbeziehung an.
Mit dem Eingeständnis eines Fehlers können Sie mit Verständnis rechnen oder sogar Sympathien gewinnen. Mit einer hochnäsigen Reaktion oder mit fadenscheinigen Ausreden verderben Sie garantiert jede Geschäftsbeziehung.
Wann unterschreiben Sie, wann der Chef?
Wann wer unterschreibt, ist ein sensibles Thema. Haben Sie selbst beispielsweise einen Termin durcheinandergebracht und können das im Vorfeld noch klären, unterschreiben Sie selbst.
Nimmt Ihr Chef einen Termin nicht wahr, weil er ihn vergessen hat oder Sie versäumt haben, ihn einzutragen, dann sollte der Chef den Brief selbst unterschreiben.
Grundsätzlich gilt:
Je schwerer das „Vergehen“, desto wichtiger ist es,
dass der Entschuldigungsbrief vom Boss selbst kommt! |
 |
Für diese Seite wurden Bilder der Fotografin Eva Kahlmann aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
Dieser Beitrag wurde gesponsert von:
Der SekretärinnenBriefeManager
So schreiben Sie in 3 Minuten perfekte Briefe, Faxe und E-Mails – zu jedem Anlass!
Was tun Sie, wenn
- Sie morgen einen Geburtstagsbrief für einen Mitarbeiter schreiben müssen und wieder einmal neue, galante Formulierungen brauchen?
- Sie plötzlich eine Abmahnung formulieren müssen? Wissen Sie, was dort rechtlich hineingehört, damit Ihr Chef keine Schwierigkeiten bekommt?
- Sie für Ihren Chef einen angemessenen Kondolenzbrief oder eine schwierige Absage zu einem wichtigen Termin schreiben sollen? Und Ihr Chef Ihnen wieder einmal die „super-genaue“ Anweisung gibt: „Ach, das Übliche, Sie wissen schon ... Sie machen das doch immer so gut ...“
Erleben Sie, wie schnell Sie ab jetzt auch die schwierigsten Briefe in Minutenschnelle auf den Tisch zaubern – und Ihr Chef jeden Brief kommentarlos abzeichnet.
Ob Gratulationen, Absagen, Kondolenzbriefe – Sie treffen den richtigen Ton. Auch auf Englisch. Und natürlich immer formvollendet nach DIN 5008. Eine Profi-Sammlung, mit der Sie für jeden Briefanlass im Sekretariat gewappnet sind. Mit umfassenden Hintergrund-Informationen – so dass Sie garantiert nichts falsch machen.
Lesen Sie hier mehr über den „SekretärinnenBriefeManager“
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „14-Tage-Gratis-Test“
|
|
PS:
|
Diese aktuellen News & Tipps für Sekretärinnen und Assistentinnen könnten Sie interessieren:
|
|
|
