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DIN 5008 von A bis Z – Vertraulich
Wenn Sie sichergehen möchten, dass ein Brief, der persönlich/vertraulich an eine Person in einer Firma gerichtet ist, auch nur von dieser gelesen wird, kennzeichnen Sie das Schreiben entsprechend.
Vorsicht, Irrglaube!
Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des Empfängers vor dem Firmennamen genannt wird. In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuoberst steht.
Das ist falsch!
Sollte es in einigen Firmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in denen die Firma erst an zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich Genannten geöffnet werden darf, so handelt es sich hier um firmeninterne Regelungen. Die Ergänzung „persönlich“ oder „vertraulich“ ist erforderlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den Brief öffnet.
Das Landesarbeitsgericht Hamm urteilte am 19. Februar 2003 (Az: 14 Sa 1972/02), wie mit Posteingängen zu verfahren ist:
Soweit die Adresszeile keinen Vermerk „persönlich“ oder „vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen.
Die übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit dem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen, und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden.
Ist der Brief als vertraulich/persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.
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Hier sollte nur Frau Beyer den Brief öffnen:
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Vertraulich
Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
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Dieser Brief darf in der Poststelle geöffnet werden – er ist nicht persönlich.
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Frau
Rosemarie Beyer
Reinhold GmbH
Merowinger Straße 12
97765 Nürnberg
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Dürfen Sie persönliche Post für Ihren Chef öffnen?
Wenn Ihr Chef Sie bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, dann können Sie das tun, ohne sich strafbar zu machen. Lassen Sie diese Vollmacht in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen beziehungsweise von Ihrem Chef schriftlich genehmigen, damit später keine Irritationen oder Missverständnisse auftreten.
Sicher ist sicher!
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