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E-Mail-Etikette - Abwesenheits-Mails
Wenn Sie Urlaub machen – und sei es nur für kurze Zeit
– können Sie Ihren elektronischen Posteingang nicht unbeobachtet
lassen.
Sie haben 2 Möglichkeiten
Entweder beantwortet und bearbeitet ein Kollege die eintreffenden
Mails, oder Sie richten einen Abwesenheitsassistenten
ein. Jede eingehende E-Mail wird automatisch
beantwortet. Der Versender erhält einen von Ihnen
vorbereiteten Text, der ihn darüber informiert, dass Sie
für eine bestimmte Zeit nicht da sind, er jemand anders
ansprechen soll, seine Mail an eine Kollegin weitergeleitet
wurde oder Ähnliches.
Formulieren Sie freundlich und positiv
Der Text einer Abwesenheits-Mail will gut überlegt sein.
So nicht!
- Hier fehlen Anrede und Grußformel.
- Drei Sätze beginnen mit "Ich" – keine empfängerorientierten Formulierungen.
- Klingt sehr nüchtern und unfreundlich.
- Und: Was ist, wenn der Versender zwischendurch Hilfe oder Infos benötigt? An wen wendet er sich?
- Nicht einmal eine Namensangabe ist vorhanden.
- Die Daten sind nicht DIN-gerecht geschrieben.
- Wann genau findet die Rückkehr statt? Die Uhrzeit fehlt.
Besser so:
Das sollte Ihre Abwesenheits-Mail enthalten:
- Schreiben Sie einen Gruß zu Beginn
- Sagen Sie nicht, dass Sie nicht da sind, sondern wann Sie wieder zu erreichen sind.
- Formulieren Sie freundlich und nicht im Stenogrammstil.
- Verweisen Sie auf einen anderen Ansprechpartner mit allen erforderlichen Daten wie Telefon, Fax, E-Mail-Adresse.
- Vergessen Sie die Grußformel nicht.
- Am Ende stehen Firmenname,
- Ihr (ausgeschriebener) Name und
- eventuell Ihre Signatur
Wichtig ist dann für Sie, die Mails zum angekündigten
Termin zu beantworten.
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