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Das ist die Archiv-Ausgabe unseres Newsletters
vom 13. Dezember 2005:
Sehr geehrte Leserin,
was wäre wohl eines der schlimmsten Dinge, die Ihnen passieren können? Richtig - ein Workaholic als Chef: Er ertrinkt in Arbeit, während Sie sich mit Routine-Aufgaben langweilen. Aber es gibt einen Weg, wie Sie Ihren Chef dazu bringen, auch verantwortungsvolle Aufgaben zu delegieren. Versuchen Sie's mal mit diesen Tipps aus Assistenz und Sekretariat inside:
- Fangen Sie klein an
Beginnen Sie langsam. Fragen Sie Ihren Chef zunächst nur nach Aufgaben, von denen Sie sicher sind, dass Sie diese ohne Rückfragen erledigen können. Denn Ihr Chef nimmt vermutlich an, dass Delegation ineffektiv sei, weil keiner die Arbeit so gut und schnell erledigen kann wie er! Entkräften Sie diese Meinung, indem Sie Ihre Arbeit erledigen, ohne unnötig Rückfragen zu stellen.
- Entlasten Sie Ihren Chef
Was macht Ihrem Chef Spaß? Finden Sie heraus, in welchen Bereichen Ihr Chef wirklich gerne arbeitet. Entlasten Sie ihn von allem anderen, damit er sich ganz seinen Lieblingstätigkeiten widmen kann.
- Fordern Sie langsam mehr
Nach und nach können Sie Ihren Wunsch nach mehr Verantwortung stärker betonen. Machen Sie Ihrem Chef deutlich, dass Sie nur dazulernen können, wenn Sie neue Aufgaben in Angriff nehmen können. Alte Aufgaben und Routine-Tätigkeiten beherrschen Sie ja bereits!
- Liefern Sie Ergebnisse
Berichten Sie Ihrem Chef regelmäßig über den Fortschritt Ihrer Arbeit. So zeigen Sie ihm, dass Sie Ihre Aufgabe im Griff haben, und geben ihm das beruhigende Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben.
- Fordern Sie eine Bewertung
Wenn Sie eine Arbeit erfolgreich abgeschlossen haben, bringen Sie Ihren Chef dazu, dies zu bestätigen. Mit der einfachen Frage: "Habe ich das richtig gemacht?" provozieren Sie eine positive, laut ausgesprochene Reaktion Ihres Chefs. Damit haben Sie ihm bewusst gemacht, dass Sie gut gearbeitet haben, und erhöhen seine Bereitschaft, zukünftig weitere Aufgaben zu delegieren. So steigern Sie langsam, aber stetig, den Wert Ihrer Arbeit - vor sich selbst und vor Ihrem Chef.
Ihr Chef ist krank, und Sie müssen seine Termine verschieben?
Jetzt heißt es, den Überblick zu behalten! Mit diesem Trick aus MS Office für Sekretärinnen geht's besonders schnell. Vorteil: Sie sehen auf einen Blick, wohin die Termine verschoben werden können. So geht's:
- Sie öffnen den Kalender. Der aktuelle Tag wird eingeblendet, und rechts daneben sehen Sie in der Monatsansicht den aktuellen und den nächsten Monat.
- Jetzt klicken Sie zunächst in der Monatsübersicht auf das Datum des ersten Tages, an dem Ihr Chef keine Termine wahrnehmen kann.
- In der Monatsübersicht klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste auf die Tage, wohin Sie die Termine verschieben wollen.
- Jetzt sehen Sie alle angeklickten Tage in der detaillierten Tagesübersicht. Sie können auf einen Blick erkennen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten noch Termine verfügbar sind.
- Nun klicken Sie den ersten zu verschiebenden Termin an. Dabei halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen den Termin zu dem gewünschten Datum und der Uhrzeit in der Tagesübersicht.
- Lassen Sie die Maustaste wieder los. Diese Vorgehensweise wiederholen Sie auch mit den anderen Terminen.
- Sind Sie fertig, klicken Sie in der Monatsübersicht auf das aktuelle Datum, und alle weiteren Tagesübersichten werden geschlossen.
What to do when the caller does not say his name
Der „english for secretaries“-Tipp von Secretary today: You answer the phone. The voice on the other end says, „Hello, can I talk to Fabian Basdorf (or whatever your boss's name is), please.“ This may seem unusual, even impolite, in Germany.
But it is not uncommon for a caller from the UK or USA not to say his or her name. The best reaction is „Certainly, can I tell him who's calling?“ or, if you boss is not there, „I'm sorry he's not there right now. Would you like to leave you name and I'll tell him you called?“
If they do leave their name, don't be surprised if it's only a first name. First names are used far more often than family names, even in 'serious' businesses like banks and insurance offices. Receptionists, secretaries and PA's virtually always refer to themselves by their first names.
If you ask for someone's family name, your request may be met with a puzzled „there's no need for that. I'm the only June here. If you call back, everyone will know you want to speak to me.“
Viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps.
Herzliche Grüße
aus Bad Breisig
Ihre
Ulrike Spraul
Chefredakteurin „Sekretariat intern“
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