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Das ist die Archiv-Ausgabe unseres Newsletters
vom 13. Dezember 2005:
Sehr geehrte Leserin,
der Verantwortungs- und Aufgabenbereich vieler Sekretärinnen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Sie arbeiten nicht nur mehr, sondern sind in Bereiche eingedrungen, die bis vor kurzem Sachbearbeitern oder auch Führungskräften vorbehalten waren. Die Erwartungen, die an Sekretärinnen gestellt werden, steigen - aber viele Sekretärinnen beklagen, dass sich dies alles nicht aufs Gehalt auswirkt.
Wenn Sie das Gefühl haben, Sie werden nicht gut genug bezahlt, dann sollten Sie darüber mit Ihrem Chef sprechen. In Assistenz und Sekretariat inside habe ich für Sie diese 6 Tipps für mehr Geld gefunden:
- Passen Sie einen günstigen Augenblick ab. Gestresste oder genervte Vorgesetzte auf mehr Geld anzusprechen ist mehr als ungünstig.
- Reagiert Ihr Chef mit: „Ich habe aber nicht viel Zeit“, lassen Sie sich nicht unter Druck setzen. Vereinbaren Sie einen Termin zu einem späteren Zeitpunkt: „Ich würde gern in aller Ruhe mit Ihnen sprechen – wann hätten Sie Zeit?“
- Bitten Sie um einen möglichst störungsfreien Termin. Am geeignetsten ist in vielen Büros der späte Nachmittag, vor allem freitags, um in aller Ruhe übers Gehalt zu verhandeln. Stellen Sie Ihr Telefon und das Ihres Chefs, wenn möglich, auf eine Kollegin um.
- Finden Sie heraus, welche Bezahlung in Ihrer Branche und für Ihre Stelle üblich ist, um den Gehaltsrahmen abzustecken. Übersichten zu Ihrer Orientierung veröffentlicht Assistenz und Sekretariat inside regelmäßig.
- Üben Sie das, was Sie sagen wollen, entweder allein oder am besten mit einem Partner. Achten Sie darauf, dass Körpersprache und Worte miteinander harmonieren.
- Seien Sie vorbereitet. Halten Sie Erreichtes, das eine Gehaltserhöhung rechtfertigt, schwarz auf weiß fest. Nehmen Sie die Notiz darüber auf jeden Fall mit in das Gespräch:
- Nennen Sie Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die Sie belegt haben, und weisen Sie auf deren Nutzen für die Firma hin.
- Benennen Sie die von Ihnen gelösten Probleme und Aufgabenstellungen, und zeigen Sie die daraus resultierenden Erfolge auf.
- Machen Sie deutlich, inwieweit Sie möglicherweise sogar die Produktivität gesteigert haben.
- Erklären Sie, wie Sie zur Kostenreduzierung beitragen.
Beginnen Sie ein Gehaltsgespräch niemals mit: „Ich wollte mal fragen, wie zufrieden Sie mit meiner Arbeit sind.“ Mit höchster Wahrscheinlichkeit fällt 99 % aller Chefs etwas ein, worüber er schon lange einmal mit Ihnen sprechen wollte. In diesem Fall hätten Sie dann ein Eigentor geschossen – die Gehaltserhöhung könnten Sie vergessen!
Word-Tipp: Formatierungen im Handumdrehen ändern
Bestimmt kennen Sie die ERSETZEN-Funktion von Word. In der Regel benutzen Sie sie, um zum Beispiel ein Wort in einem Dokument durch ein anderes zu ersetzen.
Wussten Sie aber, dass sich über die ERSETZEN-Funktion auch bestimmte Wörter oder Sätze in einem kompletten Dokument neu formatieren lassen? Sie können die Funktion beispielsweise anwenden, wenn es darum geht, in Ihrem Dokument immer ein bestimmtes Wort oder einen Satz von Fettschrift in Kursivschrift zu ändern. Der Clou: Word führt diese Formatierungen automatisch durch! So geht's:
- Öffnen Sie das BEARBEITEN-Menü und wählen Sie ERSETZEN aus.
- Geben Sie in die Zeile SUCHEN NACH das zu formatierende Wort oder den Satz ein. Das Gleiche wiederholen Sie in der Zeile ERSETZEN DURCH.
- Eventuell müssen Sie zuerst auf ERWEITERN klicken, damit Sie die Optionen NUR GANZES WORT und GROSS- UND KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN einschalten können.
- Klicken Sie auf die ERSETZEN DURCH-Zeile und dann auf die Schaltfläche FORMAT.
- Wählen Sie ZEICHEN aus. Sie bestimmen jetzt, wie der Text formatiert werden soll. Welche Schriftart oder -größe wünschen Sie? Soll der Text in Fettschrift oder unterstrichen ausgegeben werden?
- Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Wählen Sie dann ALLE ERSETZEN aus und Word formatiert alle Textstellen neu.
English for secretaries: UK/US – Confusing vocabulary
Auch wenn Sie Englisch fast wie Muttersprachler sprechen, lauern gefährliche Fallen.
When your English gets above a certain level, it gets easier to make mistakes. It may sound paradoxical, but to a certain extent it's true. The reason is that the more advanced the language is, the more it depends on images, metaphors and phrasal verbs. And these can be difficult even for native speakers, especially if they come from opposite sides of the Atlantic.
Secretary today has been looking out for these confusing words and expressions in the media. Note them down to save yourself from making embarrassing mistakes. For example, the verb to table. How would you understand the following item from a recent BBC news broadcast:
„British Prime Minister Tony Blair tabled a resolution requiring action not only against people who practice terror, but also against those who encourage and support it“?
Does Mr Blair want to talk about a resolution, or does he not want to talk about a resolution? If you speak British English, you will have understood – correctly – the PM wanted the resolution discussed (brought to the table). If you speak American English, you will be under the false assumption that he did not want to talk about the resolution (have it left on the table).
According to Winston Churchill, who was Prime Minister during the Second World War, even back then the verb to table caused problems, with the British military wanting a matter tabled immediately because it was important, and the Americans insisting it should in no case be tabled because it was too important.
Viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps.
Herzliche Grüße
aus Bad Breisig
Ihre
Ulrike Spraul
Chefredakteurin „Sekretariat inside“
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