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Das ist die Archiv-Ausgabe unseres Newsletters
vom 29. Dezember 2005:
Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
hatten Sie schöne Feiertage? Wenn Sie heute diesen Newsletter lesen, gehören Sie auch zu denen, die dieses Jahr leider nicht frei nehmen konnten ... Nehmen Sie's nicht zu tragisch – es hat auch Vorteile, zwischen den Jahren im Büro zu sein: Viele Kollegen und Geschäftspartner haben Urlaub, es ist ruhiger, es fällt weniger Tagesarbeit an, man kommt endlich wieder zu etwas.
Vielleicht kommen Sie ja auch dazu, ausnahmsweise mal über sich selbst nachzudenken – Sie haben es sich verdient! Deshalb habe ich heute mal keine „Arbeitstipps“ für Sie herausgesucht, sondern ein Thema, in dem es um Sie persönlich geht:
Work-Life-Balance: 3 Strategien für Ihren Erfolg
Stellen Sie sich einmal vor, Sie seien eine Stewardess auf einem Schiff. Das Schiff steht sinnbildlich für das Unternehmen, in dem Sie arbeiten. Sie haben keine Kontrolle über das Schiff selbst oder darüber, in welchen Hafen es einlaufen wird. Ihre zentrale Aufgabe besteht darin, die Fahrt für die Passagiere so angenehm und reibungslos wie möglich zu gestalten. Klingt ziemlich ähnlich wie das, was Assistentinnen und Sekretärinnen täglich tun, oder?
Mit einer wichtigen Ausnahme: Stewards und Stewardessen auf einem Schiff stellen ihre eigenen Bedürfnisse an die erste Stelle. Wenn ein Notfall eintritt, legen sie sich zuerst die Schwimmweste an, bevor sie den Passagieren helfen. Assistentinnen und Sekretärinnen dagegen stellen die Bedürfnisse der anderen in der Regel vor ihre eigenen. Aber genau dieses Verhalten kann ein riesiges Hindernis für effektives Arbeiten und den Weg zum Erfolg bedeuten.
Warum? Wenn wir nicht zuerst auf unsere Bedürfnisse achten, werden wir mit der Zeit unzufrieden und ausgebrannt und können andere nicht mehr optimal unterstützen. Berücksichtigen Sie deshalb die folgenden 3 Tipps aus Assistenz & Sekretariat inside, um Ihre Work-Life-Balance immer aufrecht zu erhalten:
- Sagen Sie, was Sie brauchen, um die an Sie gestellten Anforderungen erfüllen zu können.
Die Assistentin des Vorstandsvorsitzenden eines großen Automobilkonzerns hält ihren Chef immer auf dem Laufenden. Sie sagt ihm, was sie benötigt, um in seinem Sinne eine optimale Leistung zu erbringen. Ihren Kolleginnen rät sie:
„Gehen Sie selbstbewusst auf Ihren Chef zu und erklären Sie ihm, welche Mittel Sie benötigen, um Ihren Job so rationell wie möglich zu gestalten und Ihre Fähigkeiten und Ihr Können zu verbessern. Brauchen Sie eine Fortbildung, um Ihr Know-how zu erweitern? Bewirkt die Unterstützung durch eine Schreibkraft, dass Sie mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben Ihres Chefs haben? Können Sie mit flexibleren Arbeitszeiten mehr leisten?
Wichtig: Verkaufen Sie Ihre Verbesserungsvorschläge so, dass Ihr Chef genau sieht, dass letztendlich er der Nutznießer ist. Belegen Sie Ihre Ideen am besten immer mit Zahlen und Fakten. Dann können Sie ihn überzeugen, dass es etwas bringt, wenn er auch Ihre Bedürfnisse berücksichtigt.“
- Legen Sie private Aufgaben in Ihre Arbeitszeit, wenn es Sinn macht.
Weil viele Assistentinnen lange und unregelmäßige Arbeitszeiten haben, können sie kaum noch private Angelegenheiten managen. Das stresst. Viele Chefs zeigen sich deshalb flexibel und lassen ihren Assistentinnen Freiräume: Diese erledigen ihre Bankgeschäfte online vom Arbeitsplatz aus und beantworten wichtige private E-Mails. Wenn sie gerade nicht gebraucht werden, verlassen sie auch einmal das Unternehmen für ein bis zwei Stunden, um eine private Angelegenheit regeln zu können.
Argumentieren Sie so: Wenn Ihr Chef Ihnen mehr Freiräume lässt, können Sie flexibler für ihn arbeiten. Er kann sich natürlich hundertprozentig darauf verlassen, dass die Arbeit wie gewohnt perfekt ausgeführt wird.
- Sensibilisieren Sie Ihren Chef dafür, dass er verantwortungsvoll mit Ihrer Zeit umgeht.
Die meisten Chefs sind sehr auf eine rationelle Arbeitsweise bedacht, wenn es aber um ihre Sekretärin geht, scheint dieses Prinzip nicht mehr zu gelten. Ihr wird jede noch so unwichtige Aufgabe übertragen.
Sagen Sie „Nein“, wenn er Ihnen wieder die übliche Kleinigkeit unterschiebt, die nur in seinen Augen nicht warten kann, nach dem Motto: „Frau Müller, das haben Sie doch ruck, zuck für mich gemacht.“ Nein! Jetzt gerade arbeiten Sie an der Aufgabe mit höchster Priorität. Das haben Sie gemeinsam mit ihm festgelegt. Die unwichtige Kleinigkeit muss warten oder an jemand anderen delegiert werden.
Management: Strategien zum Schmunzeln
Eine Weisheit der Dakota-Indianer sagt: „Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.“ Doch die Strategien der Manager sehen häufig anders aus (aus: Assistenz & Sekretariat inside):
- Wir besorgen uns eine stärkere Peitsche.
- Wir wechseln den Reiter.
- Wir sagen: „So haben wir das Pferd doch immer geritten.“
- Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
- Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wir man dort tote Pferde reitet.
- Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
- Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben.
- Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen.
- Wir stellen Vergleiche unterschiedlicher toter Pferde an.
- Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist.
- Wir kaufen Leute von außerhalb ein, um das tote Pferd zu reiten.
- Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.
- Wir erklären: „Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte.“
- Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferds zu erhöhen.
- Wir machen eine Studie, um zu sehen, ob es billigere Berater gibt, die einem sagen könnten, ob ein Pferd wirklich tot ist.
- Wir kaufen etwas zu, das tote Pferde schneller laufen lässt.
- Wir erklären, dass unser Pferd „besser, schneller und billiger“ tot ist.
- Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.
- Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde.
- Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
Kommen Sie gut ins neue Jahr!
Herzliche Grüße
aus Bad Breisig
Ihre
Ulrike Spraul
Chefredakteurin „Sekretariat inside“
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PS:
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