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Das ist die Archiv-Ausgabe unseres Newsletters
vom 10. Januar 2006:
Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
haben Sie das neue Jahr gut angefangen? Oder liegen Urlaub und stressfreie Zeit schon längst hinter Ihnen? Wenn Sie der Alltag wieder so richtig in seinen Klauen hat, dann wird Sie der folgende Tipp sicher interessieren, der Ihnen Abhilfe bei einem typischen Sekretärinnen-Problem verschafft. Geht es Ihnen auch manchmal so:
Stellen Sie sich vor, Sie haben sich gerade so richtig in einen Vorgang eingearbeitet, da kommt ein Kollege zu Ihnen ins Büro, um ein Fax zu versenden. Statt es kommentarlos ins Gerät zu stecken, meint er, Sie dabei auch noch unterhalten zu müssen. Oder aber er fragt zum x-ten Mal, wie er das Papier ins Gerät stecken soll.
Endlich ist die Störung vorbei. Doch da kommt schon der nächste Kollege herein; er braucht dringend ein paar Klarsichthüllen. So geht es den ganzen Tag: eine Störung nach der anderen. Wenn nicht die lieben Kollegen, dann sind es das Telefon oder der Chef, die Sie bei der Arbeit stören.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Lesen Sie hier unsere 5 Tipps aus Assistenz & Sekretariat inside, wie Sie zu mehr Ruhe finden und Störungen erheblich reduzieren.
- Sprechen Sie Chef und Kollegen auf das Problem an
Wissen die Menschen, die Sie häufig stören, dass sie als Störung empfunden werden? Wahrscheinlich nicht. Sprechen Sie sie auf das Thema an. Achtung! Sagen Sie nicht: „Sie stören mich.“ Das klingt anklagend und provoziert Gegenwehr. Sagen Sie lieber: „Ich kann mich nicht ausreichend konzentrieren und wünsche mir mehr Zeit, in der ich ungestört an einem Stück arbeiten kann.“
- Schließen Sie Ihre Tür
Offen stehende Türen wirken einladend. Außerdem sind Sie durch die geöffnete Tür einer überflüssigen Geräuschkulisse ausgesetzt, die Ihre Konzentration beeinträchtigt. Die einfachste Lösung für mehr Ruhe im Büro ist, die Tür zu schließen. Wenn Sie gefragt werden, weshalb Sie Ihre Tür schließen – und es ist wahrscheinlich, dass man Sie darauf anspricht –, antworten Sie wahrheitsgemäß: „Ich brauche ein wenig Ruhe, um konzentriert arbeiten zu können.“
Alternativ-Tipp: Lehnen Sie Ihre Tür an. So handhabt es Kevin Daley, Präsident des amerikanischen Unternehmens Communispond. Damit hält er notorische Störer auf Distanz, signalisiert aber gleichzeitig, dass er in dringenden und wichtigen Angelegenheit dennoch angesprochen werden kann.
- Verbannen Sie Mitarbeiterkörbchen aus Ihrem Büro
Viele Störungen entstehen dadurch, dass Mitarbeiter sich ihre Post in Ihrem Büro abholen müssen. Wenn sie sie nur abholten, ginge das ja noch - aber häufig meinen die freundlichen Kollegen, sie müssten noch ein paar Worte mit Ihnen wechseln. Ist zwar gut gemeint, nervt aber. Reorganisieren Sie Ihr Büro. Die Postkörbchen der Mitarbeiter haben in Ihrem Büro nichts zu suchen. Lagern Sie sie aus, beispielsweise in eine Nische im Flur oder in den Kopierraum. Wenn Sie die Post in die ausgelagerten Körbchen verteilen, sind dies bewusste Unterbrechungen Ihrer Arbeit – aber keine Störungen mehr.
- Richten Sie spezielle „Bitte-nicht-stören-Zeiten“ ein
Besonders wenn Sie für eine große Abteilung zuständig sind, sollten Sie zu dieser verschärften Maßnahme greifen. Hängen Sie ein selbst gefertigtes Schild oder eine Notiz an Ihre Tür, wenn Sie nicht gestört werden möchten. Formulieren Sie positiv. Schreiben Sie nicht: „Bitte nicht stören“, sondern: „Bin um 14 Uhr wieder für euch da. Vielen Dank.“
Achtung: Kündigen Sie Ihre Maßnahme vorher an, und erklären Sie Ihren Kollegen, weshalb Sie es tun. Wenn Sie ihnen entgegenkommen wollen, richten Sie feste Zeiten ein, zu denen Sie ungestört arbeiten wollen. Dann können Ihre Kollegen sich darauf einstellen und stehen nicht unversehens vor verschlossener Tür.
- „Ich telefoniere“-Schild
Die meisten Sekretärinnen machen täglich die Erfahrung, dass Vorgesetzte und Kollegen in Telefongespräche reinplatzen und so tun, als telefonierten sie gar nicht. Dass das unhöflich ist, muss wohl nicht erwähnt werden. Was aber tun?
Möglicherweise realisieren die Störer gar nicht, was Sie gerade tun. Deshalb helfen Sie deren Wahrnehmung auf die Sprünge. Setzen Sie optische Verstärker ein. Basteln Sie ein Schild, das Sie, wenn Sie wieder einmal während eines Telefonats unterbrochen werden, hochheben: „Ich telefoniere – melde mich gleich bei Ihnen!“, oder „... hinterlassen Sie mir eine Nachricht.“
Leserinnen-Tipp: Mehr Verantwortung? Ergreifen Sie die Initiative!
Auf meinen Beitrag Wie Sie von Ihrem Chef mehr Verantwortung erhalten vom 15. November 2005 habe ich von Leserin Angelika Sieling eine interessante Antwort bekommen, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte:
Stellen Sie sich als Sekretärin bei allem, was Ihr Chef tut, immer die typischen „W-Fragen“: wie, was, warum, wieso etc.
- Warum diktiert mir mein Chef jetzt dieses Schreiben?
- Für wen ist es gedacht?
- Wieso muss mein Chef jetzt zu dieser Konferenz?
- Was wird dazu benötigt?
- Warum handelt mein Chef in dieser oder jener Situation so und nicht so?
- Warum ist er jetzt über diesen oder jenen Mitarbeiter/Abteilung etc. verärgert?
- Was könnte man anders machen? Oder wie könnte man das Problem anders lösen?
Wenn Sie mehr Verantwortung bekommen möchten, dann fragen Sie Ihren Chef nicht, was Sie tun sollen, sondern fragen Sie sich selbst – und tun Sie es einfach. In aller Regel wird es Ihr Chef sehr schätzen, dass Sie so gut mitdenken – und Ihnen nach und nach immer mehr Verantwortung übertragen.
Beispiel 1: Herr Schmidt, Sie haben morgen eine wichtige Konferenz in Hamburg, ich habe für Sie einen Flug gebucht und einen Leihwagen am Flugplatz reserviert. Übernachten können Sie im Hotel ‚4 Jahreszeiten'. Die Unterlagen habe ich Ihnen bereits auf den Schreibtisch gelegt. Wenn Sie zusätzliche Unterlagen und Informationen benötigen, stelle ich Sie Ihnen sofort zusammen.
Um so gut vorbereitet zu sein, müssen Sie wissen:
- Wann fährt mein Chef wohin?
- Aus welchem Grund?
- Mit wem trifft er sich?
- Wie lange geht diese Besprechung?
- Wann kommt er wo an und wie sind die Reiseverbindungen?
- Was wird benötigt und in welcher Form?
- Werde ich die Vortragsunterlagen erstellen? Oder mein Chef?
- Wer wird welche Zuarbeiten leisten?
Beispiel 2: Herr Schmidt, ich habe bereits mit Herrn Meier gesprochen, er bringt mir in einer Stunde die Aufstellung vorbei, dann kann ich die benötigte Zusammenstellung bis 13.00 Uhr für Sie vorbereiten.
Um so gut vorbereitet zu sein, müssen Sie wissen:
- Wie soll die Zusammenstellung aussehen?
- Wann muss die Zusammenstellung fertig sein?
- Wer muss welche Zuarbeiten leisten?
- Kann ich eine bestimmte Zuarbeit von einer bestimmten Person fordern oder überschreite ich dabei meine Kompetenzen?
- Wer kann mir dabei helfen?
- Welches Wissen benötige ich, um diese Aufgabe zu lösen?
Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind und Ihre Aufgabe erfüllt haben, dann beobachten Sie genau die Reaktionen Ihres Chefs: Achten Sie vor allem auf Mimik und Körperhaltung, daraus können Sie unter Umständen mehr Informationen herauslesen, als wenn Sie Ihren Chef direkt nach einer Beurteilung Ihrer Arbeit fragen würden.
Angelika Sieling, GS-Büroservice
www.bueroservice-sieling.de
Haben auch Sie gute Tipps für Ihre Kolleginnen? Dann schicken Sie mir Ihren Tipp an ulrike.spraul@sekretariat-inside.de.
The international telephone alphabet
Wenn Sie Namen buchstabieren müssen, ist das internationale Telefonalphabet Gold wert, das uns Secretary today zur Verfügung gestellt hat. Drucken Sie es sich einfach aus und legen Sie es sich z. B. unter die Schreibtischunterlage oder kleben Sie es sich an Ihren Monitor – dann ist es immer griffbereit:
A - Alpha
B - Bravo
C - Charly
D - Delta
E - Echo
F - Foxtrot
G - Golf
H - Hotel
I - India
J - Juliet
K - Kilo
L - Lima
M - Mike
N - November
O - Oscar
P - Papa
Q - Quebec
R - Romeo
S - Sierra
T - Tango
U - Uniform
V - Victor
W - Whisky
X - X-Ray
Y - Yellow
Z - Zulu
The letters of the alphabet are pronounced the same in American and British English except 'z' which is pronounced 'zed' (which rhymes with 'head') in British English and 'zee' (which rhymes with 'sea') in American English.
You say: „it's 'a' - as in Alpha, 'b' - as in Bravo.„ Do not say „'a' like Alpha, 'b' like Bravo.“
Viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps.
Herzliche Grüße
aus Bad Breisig
Ihre
Ulrike Spraul
Chefredakteurin „Sekretariat inside“
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