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Das ist die Archiv-Ausgabe unseres Newsletters
vom 24. Januar 2006:
Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
wie fit sind Sie in Englisch? Gute Englischkenntnisse werden nach wie vor immer stärker gefragt. Versuchen Sie sich doch einmal an unserer kleinen Englisch-Übersetzung aus Secretary today – aber Vorsicht vor den „falschen Freunden“:
„Das Kongress-Hotel in Edinburgh soll komfortabel sein. Aber stellen Sie bitte sicher, dass beide Konferenzräume mit Beamern ausgestattet sind und dass ich mit meinem Notebook ins Internet kann.“
There are four false friends in the above sentence – words that sound nice and easy, but which mean something different in English.
- Kongress. In UK-English, this translates as business convention. The English word Congress is used in USA for a big meeting, but it can be confused with the political institution the Congress.
- Komfortabel translates into luxurious. The English word comfortable means gemütlich or bequem. („I always feel nice and comfortable sitting near an open fire“. „If you go on a day trip to London, make sure you wear comfortable shoes“.)
- Beamer is one of those words like Handy that have a completely different meaning in English. It is a yuppie expression for a BMW car or motorcycle. So if you ask for a beamer, people will look surprised. What you should ask for is a media projector.
- The word notebook in English is still usually used to describe a real book, made of paper, for jotting down notes – in German Notizblock. It is better to use laptop.
Vokabel-Übersicht: Kongress – business convention | komfortabel – luxurious | Beamer – media projector | Notebook – laptop
So the above sentence translates as:
The convention hotel in Edinburgh is supposed to be luxurious. But please make sure that both conference rooms have media projectors and that I can get into the internet using my laptop.
11 Profi-Tipps für Ihre perfekte PowerPoint-Präsentation
Müssen Sie auch ab und zu eine PowerPoint-Präsentation für einen Vortrag Ihres Chefs erstellen? Bevor Sie beim nächsten Mal einfach loslegen und eine Präsentation entwerfen, schauen Sie sich unsere 11 Profi-Tipps aus MS Office für Sekretärinnen an. So wird der Vortrag noch professioneller und Ihr Chef wird mit Ihrer Arbeit glänzen!
- Auf der Titelfolie sollten nur die wichtigsten Daten erscheinen, zum Beispiel der Titel des Vortrags, das Datum und der Firmenname mit Logo.
- Auf den folgenden Folien präsentieren Sie die Informationen. Achten Sie darauf, dass Sie Text, Grafiken und Tabellen kombinieren. Nichts ist ermüdender für die Zuschauer als Folien voller Text. Die Faustregel lautet: nicht mehr als 35 bis 40 Wörter auf einer Folie.
- Wählen Sie eine möglichst große Schrift, damit die Folien auch in der letzten Reihe noch gut lesbar sind. Ein Beispiel: Eine 20 Punkt große Schrift ist aus vier bis fünf Metern Entfernung noch lesbar. Am besten probieren Sie es selbst einmal aus.
- Benutzen Sie in der gesamten Präsentation nicht mehr als zwei verschiedene Schriftarten. Optimal ist es, wenn Sie eine Schriftart verwenden, diese aber mit unterschiedlichen Schriftattributen wie „fett“, „kursiv“ oder „unterstrichen“ kombinieren.
- Auf jede Folie gehört das Firmenlogo, denn schließlich präsentiert Ihr Chef nicht nur Daten und Fakten, sondern auch Ihr Unternehmen.
- Für die farbige Gestaltung der Folien sollten Sie vorrangig Farben wählen, die im Firmenlogo/Schriftzug verwendet werden.
- Durch gelungene Folienübergänge und den sparsamen Umgang mit Animationen erhalten Sie die Aufmerksamkeit der Zuschauer.
- Am Ende der Präsentation sollten Sie eine kurze Zusammenfassung einbringen oder eine Art Schlusssatz einfügen. So wirkt der Vortrag richtig rund.
- Für die Zuhörer erstellen Sie ein „Begleit- oder Notizheft“. Das legen Sie gleich zu Beginn des Vortrags aus. So können sich die Zuhörer auf den Vortrag konzentrieren und Notizen dazu aufschreiben.
- Testen Sie, wie lange die Präsentation dauert. Nach ungefähr 20 Minuten lässt bei den Zuhörern die Konzentration nach.
- Kontrollieren Sie alle Diagramme, Zahlen und Namen auf ihre Richtigkeit, sonst verliert Ihr Chef seine Glaubwürdigkeit. Und das würde auch auf Sie zurückfallen.
Korrespondenz: Die 4 goldenen Regeln bei berechtigten Beschwerden
Fehler passieren in jedem Unternehmen. Entscheidend für den weiteren Verlauf der Kundenbeziehung ist, wie Sie damit umgehen. Immer dann, wenn Ihr Unternehmen eine berechtigte Beschwerde erreicht, ist es besonders wichtig, innerhalb kürzester Zeit zu reagieren. Mit der richtigen Reaktion haben Sie nämlich die Chance, den verärgerten Kunden nicht nur zufrieden zu stellen, sondern sogar noch stärker an das Unternehmen zu binden.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Beherzigen Sie bei berechtigten Beschwerden die folgenden ungeschriebenen Gesetze:
1. Entschuldigen Sie sich unverzüglich
Egal, ob Sie gerade viel zu tun oder keine Lust haben: Reagieren Sie schnell. Denn Ihr Kunde ärgert sich über Ihr Unternehmen. Und der Ärger kühlt nicht ab, solange er auf Ihre Entschuldigung warten muss. Handeln Sie und bringen Sie die Situation so schnell wie möglich in Ordnung. Stellen Sie auch während der Urlaubszeiten die Beantwortung möglicher Beschwerden sicher.
2. Schriftlich oder doch lieber telefonisch entschuldigen?
Der SekretärinnenBriefeManager liefert Ihnen Musterbriefe, die Sie in solchen Fällen einsetzen können. Aber natürlich müssen Sie nicht jede Beschwerde zwingend mit einem Brief beantworten. Manchmal erfüllt ein kurzes Telefonat mit Sicherheit denselben Zweck. Mit Ihrem Brief zeigen Sie jedoch deutlich, wie wichtig und ernst Sie das Anliegen Ihres Kunden nehmen. Studien haben gezeigt, dass ein persönlicher Brief viel positiver und länger im Gedächtnis des Adressaten bleibt.
3. Erfüllen Sie die Erwartungen des Beschwerdeschreibers
Versetzen Sie sich in die Lage des Beschwerdeschreibers. Was würden Sie an seiner Stelle von Ihnen oder Ihrem Unternehmen erwarten? Wenn es Ihnen möglich ist, die Wünsche des Beschwerdeschreibers zu erfüllen, dann sollten Sie dies schnellstens tun.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Danken Sie Ihrem Kunden für die Möglichkeit, Dinge wieder in Ordnung bringen zu können und für die Chance, die Geschäftsbeziehung bestehen lassen zu können – für die „zweite Chance“.
4. Lassen Sie den Kunden nicht noch einmal den Ärger durchleben!
Wiederholen Sie in Ihrem Antwortbrief nicht noch einmal das gesamte Szenario durch eine wiederholende Beschreibung. Im schlimmsten Fall kocht der gesamte Ärger des Kunden noch einmal hoch.
Versuchen Sie deshalb, diese Wörter zu vermeiden:
Ärger, Beschwerde, falsch, Reklamation, schwierig, Schwierigkeiten, Unannehmlichkeiten.
Verwenden Sie lieber solche Wörter:
gern, gratis, kostenlos, natürlich, Service, sofort, unverzüglich.
Viel Erfolg bei der Umsetzung unserer Tipps.
Herzliche Grüße
aus Bad Breisig
Ihre
Ulrike Spraul
Chefredakteurin „Sekretariat inside“
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