Reisemanagement: So organisieren Sie Geschäftsreisen professionell
Die meisten Chefs sind viel auf Reisen, nicht nur in Deutschland, sondern vor allem international. Geschäfte werden eben nicht mehr nur vor der Haustür gemacht, sondern in einer globalen Wirtschaftswelt.
Deshalb gehört ein professionelles Reisemanagement für Chefs und auch für Mitarbeiter zu den zentralen Aufgaben einer Sekretärin und Assistentin.
Wahrscheinlich lassen Sie sich dabei von einem Reisebüro unterstützen, das Ihnen die Buchungen von Hotels, Flügen und Bahnreisen abnimmt und Sie zudem vielleicht auch noch beim Reisemanagement unterstützt.
Trotzdem sollten Sie sich nie blind auf einen Dienstleister in diesem Bereich verlassen – es sei denn, Sie arbeiten schon jahrelang mit ihm zusammen und haben immer gute Erfahrungen gemacht.
Denn wenn die Geschäftsreise Ihres Chefs nicht pannenfrei verläuft und er deshalb womöglich ein gutes Geschäft platzen lassen muss, bleibt nicht nur der Ärger, sondern auch der Makel an Ihnen hängen. Um dieses Risiko auszuschließen, aber auch um Ihre Geschäftsreise-Planung noch professioneller zu gestalten, hat Assistenz & Sekretariat inside die wichtigsten Punkte für Sie hier zusammengefasst.
Die konkrete Planung der Geschäftsreise
Das Internet eignet sich vor allem für die Buchung von spontanen Kurzreisen unter hohem Zeitdruck. Der Nachteil dabei ist, dass Sie sich auf die spärlichen Informationen, die auf den Internetseiten ausgewiesen sind, verlassen müssen. Dabei kommt es immer wieder zu unliebsamen Überraschungen. Und im Reklamationsfall wird es oft schwierig für Sie, den zuständigen Ansprechpartner ausfindig zu machen.
Flüge, Mietwagen, Hotels etc. können Sie ganz leicht im Internet buchen, zum Beispiel:
Wenn Sie länger andauernde Geschäftsreisen planen, bei denen der Wohlfühlfaktor des Reisenden und die detaillierte Ausarbeitung der Reiseroute wichtiger werden, sollten Sie sich an ein Reisebüro wenden, das Ihnen eine persönliche Kontaktperson zur Verfügung stellt und zu dem Sie Schritt für Schritt Vertrauen aufbauen.
Es wird Ihnen auch bei komplizierteren Reiseplanungen zur Seite stehen. Ein gutes Reisebüro wird Ihnen bezüglich der Ausstattung der Hotels (Internet, verkehrsgünstige Lage, Restaurants, Besprechungsräume) und der besonderen Gegebenheiten vor Ort (Reisesicherheit, Entfernung zum Flughafen, beste Verkehrsmittel vor Ort) ausführliche Auskünfte geben können.
1. Legen Sie die Reiseroute und -zeit fest
Reiseroute und Dauer der Geschäftsreise müssen Sie mit Ihrem Chef genau absprechen. Schließlich brauchen Sie von ihm die exakten Angaben, wann er wo eintreffen und wie viel Ruhe-, Vorlauf- und Pufferzeiten er vor oder zwischen den einzelnen Gesprächsterminen einplanen möchte.
Legen Sie also die einzelnen Stationen und grob die damit verbundene Zeitplanung mit ihm fest. Dann planen Sie alles andere um diese festen Daten herum.
2. Denken Sie an Besonderheiten wie z. B. bei Fernreisen
Überprüfen Sie, ob Sie und Ihr Chef für das Reiseland frühzeitig bestimmte Vorkehrungen treffen müssen, z. B.: Visum beantragen, Passbilder machen lassen, Dolmetscher bestellen, Impfungen durchführen usw.
Erkundigen Sie sich, welche Vorschriften für das Einreiseland bestehen (Botschaft, Auswärtiges Amt), und vereinbaren Sie in Absprache mit Ihrem Chef die Impftermine beim Arzt oder dem Gesundheitsamt.
Unter www.fit-for-travel.de finden Sie länderspezifische Informationen zu Impfempfehlungen, der Malariasituation, Gesundheitsrisiken, aktuellen Gesundheitsmeldungen, Botschaften und medizinischen Einrichtungen.
Unter www.auswaertiges-amt.de erhalten Sie zu allen Ländern aktuelle Reisewarnungen und Sicherheitshinweise, Informationen des Gesundheitsdienstes, alle deutschen Auslandsvertretungen und vieles mehr.
3. Vereinbaren Sie die Termine mit den Geschäftspartnern
Stellen Sie sicher, dass die Termine mit dem oder den Geschäftspartnern feststehen, die Ihr Chef auf seiner Reise antreffen will. Wenn Sie die Reise längere Zeit vor Reiseantritt planen, bestätigen Sie die Termine bei den jeweiligen Geschäftspartnern noch einmal, einige Tage bevor Ihr Chef seine Reise antritt.
4. Legen Sie mit Ihrem Chef das Verkehrsmittel fest
Prüfen Sie die Verfügbarkeit von Bahnkarten oder Flugtickets für den geplanten Zeitraum. Legen Sie die einzelnen Stationen der Geschäftsreise und die damit verbundene(n) Reisezeit(en) fest und buchen Sie die Verkehrsmittel.
Muss Ihr Chef fliegen, und hat er viel Gepäck dabei? Prüfen Sie, ab welchem Gewicht er Übergepäck zahlen muss, und wie viel das kostet.
Buchen Sie – wenn Ihr Chef vor Ort mobil sein möchte oder muss – einen Mietwagen. Sprechen Sie mit ihm ab, welche Fahrzeugklasse er bevorzugt. Buchen Sie ein Fahrzeug mit GPS-System, damit Ihr Chef das Ziel vor Ort leicht finden kann. Wenn kein Wagen mit GPS verfügbar ist, drucken Sie ihm die Fahrtroute über das Internet aus.
Unter www.parkinfo.com können Sie nach Parkmöglichkeiten in den wichtigsten Städten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Luxemburg suchen.
Ermitteln Sie hierbei auch schon im Vorfeld über das Reisebüro, über die Botschaft oder mithilfe eines Routenplaners, wie lange Ihr Chef voraussichtlich brauchen wird, um mit dem Mietwagen von A nach B zu kommen, damit keine zeitlichen Engpässe aufkommen.
5. Reservieren Sie das oder die Hotels
Berücksichtigen Sie die individuellen Wünsche Ihre Chefs, z. B. Kingsize-Bett, Fitness- bzw. Wellness-Möglichkeiten, Swimmingpool, Garage für den Mietwagen.
Prüfen Sie, ob das Hotel über ein Restaurant verfügt, in das Ihr Chef seine Geschäftspartner einladen kann. Sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, ob Sie an einem bestimmten Tag vorab einen Tisch reservieren sollen.
Erkundigen Sie sich, ob die Hotels entsprechende Anschlüsse für das Internet haben, z. B. WLAN. Damit stellen Sie sicher, dass er immer online erreichbar ist.
6. Schlagen Sie Sightseeing oder Kulturelles für die Freizeit vor
Entstehen für Ihren Chef während der Geschäftsreise Freiräume?
Ermitteln Sie, welche Sehenswürdigkeiten es vor Ort gibt. Sprechen Sie mit ihm ab, ob Sie ihm vorab z. B. eine Besichtigungstour oder Theater-, Musical-, Opernkarten buchen sollen.
7. Erstellen Sie einen Reiseplan
Im Falle einer Geschäftsreise mit mehreren Stationen empfiehlt es sich, Ihrem Chef einen Reiseplan an die Hand zu geben, an dem er sich jederzeit orientieren kann. (Vorteil für Assistenz & Sekretariat inside-Abonnenten: Die Redaktion hat einen Muster-Reiseplan zum Anpassen für Sie erstellt; laden Sie ihn sich einfach aus dem Download-Bereich der Produkt-Webseite herunter.)
8. Stellen Sie die Reisepapiere zusammen
Für einige Reisepapiere ist Ihr Chef selbst verantwortlich. Um aber Unannehmlichkeiten unterwegs zu vermeiden, erinnern Sie ihn am besten an alle wichtigen Papiere.
Die in der folgenden Liste aufgeführten Papiere muss Ihr Chef natürlich nicht auf jeder Kurzreise dabei haben. Je nachdem, in welche Länder er mit welchem Verkehrsmittel reist, muss er aber ganz bestimmte Unterlagen mitnehmen.
Hat Ihr Chef alle wichtigen Dokumente dabei? Prüfen Sie anhand dieser Checklisten, die Sie sich mit einem Klick auf das Druckersymbol direkt ausdrucken können, wie gut Ihr Chef vorbereitet ist:
Hat Ihr Chef seinen Führerschein dabei? Braucht er einen internationalen Führerschein?
Benötigt er eine internationale Zulassung für sein Auto und ein Triptik oder Carnetde Passages(Grenzübertrittsschein)? Diese können Sie bei einem Automobilclub ausstellen lassen.
Hat er die Vollmacht des Autoinhabers (der Firma) bei Benutzung des Firmenwagens dabei, dass er berechtigt ist, das Fahrzeug für die Reise nach XY zu benutzen?
Ist das Auto mit allen erforderlichen Vignetten bestückt?
Braucht Ihr Chef Straßenkarten bzw. Ausdrucke der Route?
Ist der Erste-Hilfe-Kasten im Auto funktionsfähig?
Sind die vorgeschriebenen Warnschilder und -westen im Auto?
Haben Sie Infos zu Geschwindigkeitsbeschränkungen im Ausland mitgegeben?
Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Machen Sie von allen wichtigen Papieren eine Kopie für Ihren Chef und geben Sie ihm diese zusätzlich getrennt von den Originaldokumenten mit. Eine weitere Kopie bewahren Sie im Büro auf. Sicher ist sicher. Damit erleichtern Sie die Formalitäten, falls etwas gestohlen wird oder verloren geht.
Informieren Sie ihn in Ihrer Zusammenfassung über die wichtigsten Etikette-Regeln, verbreitete Krankheiten, über Nahrungsmittel und Essgewohnheiten. Damit schützen Sie ihn vor unliebsamen Überraschungen.
Praktisch und übersichtlich:Die Reisepapiere und die Dokumente für den Grenzübertritt fassen Sie in einer Einstecktasche zusammen, die er immer griffbereit bei sich tragen kann. Dokumente für das Auto legen Sie in eine gesonderte Einstecktasche.
9. Stellen Sie die Geschäftsunterlagen zusammen
Ihr Chef benötigt nicht nur alle notwendigen Reisedokumente, sondern auch die Unterlagen für seine Geschäftsbesprechungen, dem Zweck seiner Reise. Sprechen Sie deshalb genau mit ihm ab, welche Themen er auf seiner Reise besprechen will.
Hier heißt es für Sie mitdenken, damit Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen können. Am besten geben Sie ihm alle Unterlagen in Kopie mit und behalten die Originale im Büro.
Stellen Sie die Unterlagen zusammen, nach Terminen zeitlich geordnet. Nehmen Sie am besten für jeden Termin eineseparate Mappe in einer anderen Farbe. Anhand Ihres Reiseplans weiß Ihr Chef, welche Dokumente er für welchen Termin braucht.
Muss er eine Eintrittskarte oder Einladung für eine schriftliche Veranstaltung dabei haben?
Hat er ein Anschriftenverzeichnis der Geschäftspartner mit Telefonnummern dabei, z. B. auf seinem Palm oder inOutlook?
Denken Sie ebenso an die Telefonliste der internen Gesprächspartner im Unternehmen, die er sicher nicht auswendig im Kopf hat.
Legen Sie ihm seine Visitenkarten bereit.
Geben Sie ihm evtl. Geschäftsbriefbögen und Umschläge, Notizblock, diverses Schreibmaterial und Briefmarken mit für den Fall, dass unterwegs Korrespondenz anfällt.
Denken Sie an Kataloge, Prospekte, Produktmuster und eventuell Werbegeschenke, sofern Ihr Chef diese für seine Termine benötigt. Umfangreiche Materialien können Sie vorab bereits ins Hotel senden. Prüfen Sie in diesem Fall, ob alles angekommen ist.
Laptop, wichtig: Hat der Akku seine volle Leistungsfähigkeit? Denken Sie zusätzlich an ein Netzkabel. Geben Sie Ihrem Chef dafür einen Verbindungsstecker mit, der in dem betreffenden Land den Stromanschluss sichert (Infos über Reisebüro oder selbst im Hotel anrufen).
Hat Ihr Chef CDs bzw. USB-Sticks dabei, um Daten zu speichern?
Braucht er eine UMTS-Karte, damit er auch ohne Hot Spot E-Mails versenden und im Internet surfen kann?
Benötigt er eventuell einen mobilen Drucker und Druckerpapier?
Hat er sein Handy mit Ladegerät dabei?
Braucht er ein Diktiergerät? Haben Sie an Ersatzbatterien gedacht?
Wenn Ihr Chef länger und häufiger auf Reisen ist, muss er einen Vertreter benennen, der echte Entscheidungsbefugnisse hat. Am besten ist dies ein Mitarbeiter der Führungsriege, der schon lange im Unternehmen ist.
Setzen Sie einige Wochen vor Antritt einer längeren Reise Ihres Chefs einen Besprechungstermin an, bei dem Sie auch anwesend sind und alle Punkte, die die Vertretung betreffen, klären können. Bestimmen Sie bei dieser Gelegenheit auch die Termine für Einweisung und Übergabe. Verfassen Sie nach dieser Besprechung ein genaues Protokoll, das alle Beteiligten unterschreiben.
Wichtig:Sorgen Sie immer für klare Strukturen, damit zumindest Alltagsgeschäfte auch ohne Ihren Chef reibungslos abgewickelt werden können und alle Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Informationen haben.
Hat Ihr Chef einen oder mehrere Vertreter bestimmt?
Wurden die Vertreter informiert und ihre Aufgaben festgelegt?
Wurden die Kompetenzen der Vertreter festgelegt?
Wurden die Vollmachten für die Vertreter ausgestellt?
Haben Sie geprüft, welche Vertretungen Sie selbst übernehmen können?
Haben Sie selbst alle Vollmachten, die Sie während der Abwesenheit Ihres Chefs brauchen?
Sind bestimmte Fristen während der Chef-Abwesenheit zu beachten? Haben Sie diese terminiert?
Gibt es Entscheidungssituationen, in denen Ihr Chef in jedem Fall vorher kontaktiert werden möchte? Haben Sie diese notiert?
Ist die Erreichbarkeit Ihres Chefs sichergestellt? Handygespräche im Ausland sind oft nicht problemlos möglich und zudem teuer. Vor allem das Abhören der Mailbox kann schnell ins Geld gehen. Vereinbaren Sie deshalb mit Ihrem Chef feste Termine für tägliche Telefonate, die Sie auch in seinem Reiseplan vermerken und am besten beide von Festnetzanschlüssen aus führen. Notieren Sie sich die Rufnummer des Hotelzimmers Ihres Chefs und rufen Sie natürlich immer nur zur vereinbarten Zeit an. Nutzen Sie die E-Mail als hauptsächliches Kommunikationsmittel.
Hat Ihr Chef die Liquidität des Unternehmens während seiner Abwesenheit organisiert? Stellen Sie sicher, dass der Vertreter Ihres Chefs die entsprechenden Befugnisse hat, die in der Abwesenheit anfallenden Zahlungen vorzunehmen, z. B. durch eine in der Höhe und zeitlich beschränkte Konto- und Handlungsvollmacht.
Sind Sie die Wiedervorlage durchgegangen? Vielleicht kann Ihr Chef noch einige wichtige Entscheidungen vor seiner Abreise treffen.
Brauchen Sie Blankovollmachten? Unter Umständen müssen Sie von Ihrem Chef für bestimmte Vorgänge Blankovollmachten einholen.
Haben Sie ausreichend Postvollmacht? Überprüfen Sie, ob Sie jede Post Ihres Chefs in seiner Abwesenheit öffnen dürfen.
Haben Sie rechtzeitig vor der Reise alle Einweisungs- und Übergabetermine mit Ihrem Chef und den Vertretern abgestimmt?
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Was tun Sie, wenn
Sie morgen einen Geburtstagsbrief für einen Mitarbeiter schreiben müssen und wieder einmal neue, galante Formulierungen brauchen?
Sie plötzlich eine Abmahnung formulieren müssen? Wissen Sie, was dort rechtlich hineingehört, damit Ihr Chef keine Schwierigkeiten bekommt?
Sie für Ihren Chef einen angemessenen Kondolenzbrief oder eine schwierige Absage zu einem wichtigen Termin schreiben sollen? Und Ihr Chef Ihnen wieder einmal die „super-genaue“ Anweisung gibt: „Ach, das Übliche, Sie wissen schon ... Sie machen das doch immer so gut ...“
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Die meisten Chefs sind viel auf Reisen, nicht nur in Deutschland, sondern vor allem international. Geschäfte werden eben nicht mehr nur vor der Haustür gemacht, sondern in einer globalen Wirtschaftswelt.
