|
|
Telefonieren von A bis Z:
Fehler ...
Es gibt eine ganze Reihe von Fehlern, die Sie vermeiden sollten, wenn Ihnen ein professionelles Auftreten am Telefon wichtig ist. Zwar werden die verschiedenen, vielleicht bei Ihnen vorhandenen Schwachpunkte auch unter den anderen Stichwörtern angesprochen, aber hier finden Sie die am meisten gemachten Fehler in der Übersicht:
... bei der Gesprächsannahme
- zu langes Klingeln lassen – mehr als 3-mal
- Anrufer in der Leitung „verhungern“ lassen – er wartet länger als 30 Sekunden darauf, weiterverbunden zu werden
- verbinden, ohne zu sagen, mit wem
- nachdem dritten vergeblichen Anruf keinen Rückruf anbieten
... beim Anrufen
- Telefonat nicht vorbereiten
- sich nicht vollständig melden – Firmenname und eigener Name
- sich keine oder zu wenige Notizen machen
... allgemeiner Art
- unvollständiges Melden (siehe Melden)
- unverständliches/zu schnelles Melden
- zu schnell/zu langsam sprechen
- Nuscheln, Silben verschlucken
- starker Dialekt
- zu laut/zu leise sprechen
- beim Gruß den Namen des Gesprächspartners nicht wiederholen
- Hörer aus der Hand legen, ohne den Gesprächspartner vorher zu informieren
- weiterverbinden, ohne den Gesprächspartner darüber zu informieren
- mit vollem Mund sprechen
... während des Telefonats
- rauchen
- parallel am PC arbeiten (obwohl es für das Telefonat nicht erforderlich ist)
- Hintergrundgeräusche, zum Beispiel Musik oder laute Gespräche von Kollegen
- gleichzeitige Unterhaltung mit Kollegen
Der Sekretärinnen-Handbuch-Profitipp: So bekämpfen Sie Ihre Fehler
Es ist unbestritten schwierig, sich schlechte Angewohnheiten wieder abzugewöhnen, vor allen Dingen, wenn man sie seit Jahren praktiziert. Und mit guten Vorsätzen ist es meist nicht getan. Sie müssen sich immer wieder daran erinnern oder von anderen daran erinnert werden.
Helfen Sie sich selbst mit kleinen Zetteln, entweder selbst klebenden oder mit Klebestreifen, die Sie an Ihrem Telefon anbringen. Auf diese Zettel schreiben Sie, woran Sie beim nächsten Telefonat unbedingt denken wollen, was Sie in Zukunft besser machen möchten. Sie reden beispielsweise zu schnell? Dann steht auf Ihrem Zettel „Langsam!“. Sie lächeln zu wenig? Dann notieren Sie „Lächeln!“.
Das alles kann beispielsweise auf Ihrem Zettel stehen:
- Ausreden lassen!
- Bitte!
- Danke!
- Deutlich
- Hochdeutsch
- Kurz fassen
- Lächeln
- Langsam
- Mitschreiben
- Namen wiederholen
- Namen aufschreiben
- Notizen machen
- Schneller
Irgendwann haben Sie sich an diesen kleinen Zettel an Ihrem Telefon gewöhnt, und er fällt Ihnen gar nicht weiter auf. Dann ersetzen Sie ihn durch einen Zettel mit gleicher Aufschrift in einer anderen Farbe. Das wirkt Wunder! Sie werden ihn dann bestimmt wieder wahrnehmen und so an Ihren kleinen Telefonfehler erinnert.
Zurück zur Übersicht: Telefonieren von A bis Z
Dieser Beitrag wurde gesponsert vom
Sekretärinnen-Handbuch
So machen Sie sich als Sekretärin unersetzlich – und Ihren Chef noch erfolgreicher. Denn: Ohne Sekretärin läuft nichts!
Als Sekretärin müssen Sie eine Alleskönnerin sein:
- Korrespondenz: Wie bauen Sie einen perfekten Geschäftsbrief nach DIN 5008 auf, und wie formulieren Sie selbst schwierigste Briefe stilvoll?
- Umgangsformen: Fettnäpfchen gibt es überall – lassen Sie aber Ihren Chef (und sich selbst) nicht hineintappen. Gerade im Umgang mit Gästen, bei der Besucherbetreuung oder zu Tisch gibt es Sekretärinnen-Regeln, die Sie wissen müssen – ohne die Sie heutzutage nicht mehr auskommen.
- Büroorganisation: Auch wenn Sie das in Ihrer Ausbildung gelernt haben, so stehen Sie in der Praxis doch immer wieder vor neuen Herausforderungen – besonders wenn Ihr Chef etwas chaotisch ist.
- Anreden und Titel: Niemand hat im Kopf, wie man z. B. einen Kurator einer Universität, einen Landesgerichtsrat oder den Prälat korrekt anschreibt. Hier brauchen Sie aktuelles Wissen.
- und vieles mehr ...
Gut, wenn Sie Ihre Informationen nicht mühsam aus dem Internet, aus irgendwelchen halboffiziellen Seiten oder aus verschiedenen anderen Quellen zusammensuchen müssen, sondern ein einziges Referenz-Handbuch als ständigen Ratgeber haben. Ein speziell für Sekretärinnen entwickeltes Werk, bei dem Sie sicher sein können, dass alles stimmt und es die neuesten Regeln enthält.
Holen Sie sich jetzt kompetenten Expertenrat, der Ihnen hilft, Ihr Sekretariat so zu führen, dass Sie selbst die schwierigsten Anforderungen in Ihrem Beruf sicher und souverän meistern ... und dabei Überstunden gar nicht erst anfallen lassen.
Lesen Sie hier mehr über das „Sekretärinnen-Handbuch“
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „14-Tage-Gratis-Test“
|
|
PS:
|
Diese aktuellen News & Tipps für Sekretärinnen und Assistentinnen könnten Sie interessieren:
|
|
|
