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Telefonieren von A bis Z:
Melden/sich melden
Wie und wann Sie sich melden, ist für den Erfolg Ihres Telefonats mit entscheidend. Zum Thema „wann“ lesen Sie mehr unter dem Stichwort „Abheben“.
Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie glaubten in einer Firma anzurufen, und jemand meldete sich einfach nur mit „Meyer“? Waren Sie verunsichert? Haben Sie vermutet, sich doch verwählt zu haben? Lassen Sie nicht zu, dass Personen, die bei Ihnen anrufen, ähnlich verunsichert werden. Sorgen Sie dafür, dass der Anrufer alle Informationen erhält, die er sich wünscht.
Ideale Reihenfolge, sich zu melden, wenn Sie angerufen werden:
- Tagesgruß
- Firmenname
- eigener Name – Vorname und Nachname
Begründung und Erläuterungen
1. Tagesgruß
Der Tagesgruß ist wichtig, denn wenn Sie sich melden, erlebt der Anrufer eine Art Schrecksekunde. Seine Aufmerksamkeit ist nicht von der ersten Sekunde an voll vorhanden; er kennt Ihre Stimme nicht und weiß nicht genau, wann Sie abnehmen. Deshalb versteht er mitunter das erste gesprochene Wort nicht.
Ein „Guten Tag“ vorweg gibt ihm Zeit, seine ganze Aufmerksamkeit auf die folgenden wichtigen Informationen zu lenken. Außerdem ist es freundlich und höflich, Anrufer mit „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“ zu begrüßen.
2. Firmenname
Alternativ zum Tagesgruß können Sie „Firma“ oder „Willkommen bei“ sagen. Wichtig ist, dass dem Firmennamen etwas vorangestellt ist.
Den Firmennamen zu nennen, ist allerdings ein „Muss!“ Sie repräsentieren während Ihrer Arbeitszeit Ihr Unternehmen, und Sie sollten daran keinen Zweifel lassen. Gehen Sie nicht davon aus, dass es dem Anrufer klar sein muss, dass er in Ihrer Firma anruft. Er hat ein Recht auf vollständige Informationen und sollte durch fehlende Informationen nicht verunsichert werden.
In diesen Ausnahmefällen dürfen Sie auf die Nennung des Firmennamens verzichten:
- Der Anrufer hat bereits mit der Telefonzentrale, einer Kollegin oder einem Kollegen gesprochen, die sich vollständig gemeldet haben.
- Anhand der Telefonnummer auf dem Display können Sie den Anrufer identifizieren, wenn Sie seine Nummer kennen. Anrufer, die Sie gut kennen, können Sie sofort mit seinem Namen begrüßen. Sollte Herr Meyer von Herrn Müllers Apparat aus anrufen, was Sie vorher nicht wissen können, ist dieses kleine Versehen nicht weiter schlimm, sondern sorgt eher für einen lockeren Einstieg ins Telefonat.
- Sie erhalten einen internen Anruf.
3. Eigener Name
Auch wenn es Ihnen ungewohnt erscheint, so spricht vieles dafür, sich mit Vor- und Nachnamen zu melden. Freunden Sie sich damit an, dass Ihr Vorname selbstverständlich zu Ihnen und Ihrem Namen gehört und Sie mit der Nennung Ihres Vornamens nichts Persönliches von sich preisgeben.
Durch die Nennung Ihres Vornamens wirken Sie von Anfang an sympathischer, vorausgesetzt, Sie „leiern“ Ihren „Meldespruch“ nicht runter und schaffen eine nettere Atmosphäre. Um den Unterschied zu spüren, sprechen Sie sich Ihre eigene Art, sich zu melden, laut vor, einmal mit Nennung und einmal ohne Nennung Ihres Vornamens. Sie spüren den Unterschied sofort, oder?
Während Sie Ihren Vornamen nennen, hat Ihr Gesprächspartner eine kleine Verschnaufpause, um die bis dahin erhaltenen Informationen zu verarbeiten, die er auch benötigt. Anschließend nimmt er die nächste Information, Ihren Namen, wieder viel bewusster auf. Die Nennung des Vornamens ist besonders wichtig, wenn Ihr Nachname einsilbig ist.
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