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Telefonieren von A bis Z:
Rückruf
Eigentlich müsste dieses Stichwort „Rückruftermine“ lauten, denn ein Rückruf ohne eine Form der Terminvereinbarung kann eine langwierige und lästige Sache werden.
Damit Sie weniger Zeit als bisher damit verbringen, jemanden ans Telefon zu bekommen, dem Sie schon seit längerer Zeit hinterhertelefonieren, beachten Sie folgende „Rückruf-Regeln“:
- Vermeiden Sie pauschale Aussagen wie: „Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen.“ Sie können davon ausgehen, dass Sie in 50 % der Fälle genau dann angerufen werden, wenn Sie nicht zu erreichen sind.
- Vermeiden Sie Formulierungen wie: „Dann rufe ich später noch einmal an.“ Wer sagt Ihnen, dass Sie dann erfolgreicher sind?
Verwenden Sie lieber folgende Formulierungen:
- „Wann kann ich ihn am besten erreichen?“
- „Richten Sie ihm bitte aus, dass ich angerufen habe. Er hatte auf meinen Anruf gewartet, es geht um ... Ich bin ab 13 Uhr wieder zu erreichen.“
- „Können wir bitte einen festen Termin vereinbaren, wann ich wieder anrufe, damit ich ihn ganz sicher erreiche?“
Notieren Sie sich den vereinbarten Termin oder die Ihnen in Aussicht gestellte Zeit, zu der der gewünschte Gesprächspartner am besten zu erreichen ist.
Um Rückruftermine von vornherein auf ein Minimum zu beschränken, beachten Sie zusätzlich die Telefonzeiten, in denen die Wahrscheinlichkeit, jemanden zu erreichen, am größten ist. Lesen Sie dazu unter dem Stichwort „Telefonzeiten“ nach.
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