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Telefonieren von A bis Z:
Telefonnotiz
Um Telefonate wirklich effektiv führen und nachbereiten zu können, sind Telefonnotizen unentbehrlich. Empfehlenswert ist ein Formular, damit Sie bei jedem Telefonat, das eine Nachbereitung erfordert, die wirklich wichtigen Informationen erfassen und keine vergessen.
Ihr Vordruck sollte Folgendes enthalten:
- Name, Vorname des Anrufers
- Firma
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Geführt von (Ihr Name)
- Ankreuzmöglichkeit für Rückruf am ... um ...
- ruft wieder an am ... um ...
- Anrufer klang/war (Gefühlslage)
- Betreff
Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Ihr Formular bereits während des Telefonats ausführlich zu beschriften. Das lenkt nur ab. Halten Sie die wesentlichen Fakten fest und ergänzen erst später Dinge wie Gemütslage, zum Beispiel „war sehr verärgert“ und Persönliches wie „gerade Großvater geworden“.
Solche privaten, zusätzlichen Informationen sind übrigens sehr hilfreich. Sie ermöglichen Ihnen oder einer anderen Person, für die Sie die Telefonnotiz angelegt haben, einen persönlichen Gesprächseinstieg – Frage nach dem Enkelkind – und schaffen so eine positive Basis für ein hoffentlich erfolgreiches Telefonat.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn der Name eines Gesprächspartners schwierig auszusprechen ist, sind Sie und Ihr Chef beim nächsten Telefonat froh, wenn Sie die korrekte Aussprache zusätzlich notiert haben.
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