|
|
Telefonieren von A bis Z:
Telefonzeiten
Kennen Sie das? Sie greifen zum Hörer, rufen jemanden an, und niemand meldet sich … Sie wählen eine andere Nummer, denn schließlich stehen noch andere Namen auf Ihrer Telefonliste. Aber auch dort wird Ihnen nicht geantwortet. Als unter dem dritten Anschluss niemand den Hörer abhebt, sind Sie genervt.
Sie können die Zahl der „Fehlanrufe“ – der vergeblich gewählten Nummern – reduzieren und Ihre Nerven schonen, wenn Sie sich an bestimmte Zeiten halten, zu denen Sie bevorzugt zum Hörer greifen und andere, weniger geeignete Zeiten meiden.
Manchmal passiert es, dass Sie dann zum Hörer greifen, wenn Sie mal Ruhe haben, wenn die Kollegen in der Mittagspause sind. Was Sie dann allerdings nicht bedenken, ist, dass jetzt möglicherweise Ihr Gesprächspartner auch gerade Mittagspause macht. Kein Wunder also, dass das Telefon ins Leere klingelt.
Vermeiden Sie Anrufe zu diesen Zeiten:
- montags morgens und freitags nachmittags.
Entweder sind die Personen „noch im Wochenende“ oder „schon im Wochenende“. Je nach Branche, zum Beispiel in Behörden, beginnt das Wochenende freitags aufgrund der Gleitzeit manchmal um die Mittagszeit.
- 7 bis 8 Uhr
Auch wenn Sie selbst früh mit der Arbeit beginnen – viele Ihrer Ansprechpartner kommen vielleicht erst um 8 oder 9 Uhr ins Büro. Außerdem ist ein klingelndes Telefon bei Arbeitsbeginn, wenn man sich gerade auf den Tag vorbereitet, kein angenehmer Klang. Vermeiden Sie es, Ihre Gesprächspartner gleich bei Arbeitsbeginn zu „überfallen“.
- 9:30 bis 9:45 Uhr
Es ist fast überall Frühstückspause
- 12 bis 14 Uhr
Während dieser Zeit ist in den meisten Firmen Mittagspause.
Empfehlenswerte Telefonzeiten:
- dienstags bis donnerstags von 10 bis 12 und von 14 bis 16 Uhr
Zu diesen Zeiten ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie jemanden erreichen, am höchsten. Natürlich hängt die Erreichbarkeit auch von den jeweiligen individuellen Arbeitszeiten ab:
- Behörden erreichen Sie bevorzugt vormittags – auch schon ab 8 Uhr oder früher.
- Werbeleute sind eher später im Büro, dafür länger.
- Ärzte erreichen Sie am Mittwochnachmittag und eventuell am Freitagnachmittag gar nicht.
- Gerichte und Gerichtsvollzieher haben festgelegte „Sprechzeiten“.
Zurück zur Übersicht: Telefonieren von A bis Z
Dieser Beitrag wurde gesponsert vom
Sekretärinnen-Handbuch
So machen Sie sich als Sekretärin unersetzlich – und Ihren Chef noch erfolgreicher. Denn: Ohne Sekretärin läuft nichts!
Als Sekretärin müssen Sie eine Alleskönnerin sein:
- Korrespondenz: Wie bauen Sie einen perfekten Geschäftsbrief nach DIN 5008 auf, und wie formulieren Sie selbst schwierigste Briefe stilvoll?
- Umgangsformen: Fettnäpfchen gibt es überall – lassen Sie aber Ihren Chef (und sich selbst) nicht hineintappen. Gerade im Umgang mit Gästen, bei der Besucherbetreuung oder zu Tisch gibt es Sekretärinnen-Regeln, die Sie wissen müssen – ohne die Sie heutzutage nicht mehr auskommen.
- Büroorganisation: Auch wenn Sie das in Ihrer Ausbildung gelernt haben, so stehen Sie in der Praxis doch immer wieder vor neuen Herausforderungen – besonders wenn Ihr Chef etwas chaotisch ist.
- Anreden und Titel: Niemand hat im Kopf, wie man z. B. einen Kurator einer Universität, einen Landesgerichtsrat oder den Prälat korrekt anschreibt. Hier brauchen Sie aktuelles Wissen.
- und vieles mehr ...
Gut, wenn Sie Ihre Informationen nicht mühsam aus dem Internet, aus irgendwelchen halboffiziellen Seiten oder aus verschiedenen anderen Quellen zusammensuchen müssen, sondern ein einziges Referenz-Handbuch als ständigen Ratgeber haben. Ein speziell für Sekretärinnen entwickeltes Werk, bei dem Sie sicher sein können, dass alles stimmt und es die neuesten Regeln enthält.
Holen Sie sich jetzt kompetenten Expertenrat, der Ihnen hilft, Ihr Sekretariat so zu führen, dass Sie selbst die schwierigsten Anforderungen in Ihrem Beruf sicher und souverän meistern ... und dabei Überstunden gar nicht erst anfallen lassen.
Lesen Sie hier mehr über das „Sekretärinnen-Handbuch“
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „14-Tage-Gratis-Test“
|
|
PS:
|
Diese aktuellen News & Tipps für Sekretärinnen und Assistentinnen könnten Sie interessieren:
|
|
|
