Telefonieren von A bis Z:
Verbinden
Unter diesem Stichwort verbirgt sich die Auflösung der Frage: Gibt es irgendwelche Regeln, wen ich wie mit wem zuerst verbinde? Und wenn ja, wie stelle ich es an?
In der Tat ist es so, dass es eine ungeschriebene Hierarchie beim Durchstellen oder Vermitteln von Telefonaten gibt. Viele Vorgesetzte legen auf diese Rangfolge großen Wert.
Wenn Sie Ihren Kunden oder dem Vorgesetzten Ihres Chefs nicht auf die Füße treten möchten, müssen Sie sich wohl oder übel mit diesem komplizierten ungeschriebenen Gesetz vertraut machen. Über Sinn und Unsinn dieser „Regel“ wollen wir hier am besten nicht reden ... 1
1 . Beispiel: Ihr Chef möchte Herrn Meyer, einen wichtigen Kunden, sprechen. Sie stellen die Verbindung her, seine Sekretärin sagt: „Ich stelle durch.“ Sagen Sie, dass Sie parallel ebenfalls durchstellen, damit die beiden Herren sofort miteinander sprechen können und nicht erst
der eine mit der Sekretärin des anderen.
- Alternativ, aber schlechter: Sie stellen das Gespräch durch, aber Ihr Chef muss zuerst noch mit der Sekretärin des Kunden sprechen. Denn die Zeit Ihres Chefs ist schließlich kostbar.
2.Beispiel: Ihr Chef möchte seinen Vorgesetzten anrufen. Sie stellen die Verbindung her, dessen Sekretärin sagt in diesem Fall: „Bitte stellen Sie zuerst durch“. Sie stellen das Gespräch zu Ihrem Chef durch, und Ihr Chef muss damit leben, dass er noch die Sekretärin seines Vorgesetzten am Apparat hat – so ist das eben.
- Wenn sich die andere Sekretärin darauf einlässt und Sie 100%ig wissen, dass Ihr Chef an seinem Platz ist und nicht telefoniert, einigen Sie sich auch in diesem Fall darauf, parallel zu verbinden.
3.Beispiel: Die Sekretärin eines Mitarbeiters ruft an. Herr Müller möchte Ihren Chef sprechen. Sagen Sie: „Bitte stellen Sie durch.“ Sie sprechen in diesem Fall zuerst mit dem Mitarbeiter und stellen auf gar keinen Fall die Sekretärin zu Ihrem Chef durch.
- Wenn Sie mögen, können Sie auch hierbei versuchen, parallel zu Ihrer Kollegin durchzustellen, wenn Sie sichergehen können, dass der Mitarbeiter an seinem Platz und damit auch sofort in der Leitung sein wird.
Wenn Sie lieber auf Nummer sicher gehen möchten, weil Ihr Chef zum Beispiel bei kleinen Pannen sehr empfindlich reagiert, nehmen Sie zuerst das Gespräch entgegen und stellen Herrn Müller dann durch.
Das meint das Sekretärinnen-Handbuch dazu: Jammerschade, dass Führungskräfte Energie für solche Lappalien verschwenden. Wir empfehlen: direkte Aktion und selbst zum Hörer greifen.
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