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Telefonieren von A bis Z:
Vorbereitung
Ein schlecht oder sogar überhaupt nicht vorbereitetes Telefonat kostet mehr Zeit und Geld als nötig. Kennen Sie Situationen, in denen Sie unüberlegt zum Telefonhörer gegriffen haben, um jemanden anzurufen und Sie irgendwann im Verlauf des Gesprächs sagten: „Irgendwas wollte ich Sie noch fragen ...?“ „Dann wird's wohl nicht so wichtig gewesen sein“ oder „Das fällt Ihnen bestimmt noch ein“ war dann die Antwort Ihres telefonischen Gegenübers.
Der Hörer war gerade aufgelegt, da fiel es Ihnen wieder ein, was Sie von ihm oder ihr wollten. Als Sie erneut versuchen, Ihren Gesprächspartner zu erreichen, ist entweder besetzt, niemand hebt den Hörer ab, ist er gerade nicht im Raum, wie ein Kollege vermeldet, usw.
Eine schlechte Vorbereitung rächt sich
Aus dem Telefonat, das Sie mal eben schnell führen wollten, entsteht ein Telefonmarathon, der Sie, wenn Sie wirklich Pech haben, eine ganze Woche lang in Atem hält, weil Sie Ihren Gesprächspartner nicht mehr „an die Strippe“ bekommen.
Deshalb, und auch damit Sie nicht unnötig zerstreut oder inkompetent wirken, sollten Sie jedes Telefonat vorbereiten. Dabei gilt Ihr Hauptaugenmerk Ihrem Ziel, das Sie mit diesem Gespräch erreichen möchten. Wenn Sie Ihr Ziel nicht kennen, brauchen Sie erst gar nicht zum Hörer zu greifen.
Lautet Ihr Ziel beispielsweise ganz profan „Ich vereinbare mit Herrn Müller einen Termin innerhalb der nächsten 3 Wochen“ – und Sie haben dies während des Gesprächs schwarz auf weiß vor Augen –, werden Sie sich nicht so schnell vertrösten lassen und Ihr Ziel mit größter Wahrscheinlichkeit erreichen.
Überlegen Sie vor jedem Telefonat:
- Mit wem möchte ich sprechen? Falls diese Person nicht erreichbar ist, kann ich mit jemand anderem darüber reden?
- Welche Punkte/Aspekte will ich ansprechen?
- Wie eröffne ich das Gespräch?
- Mit welchen Fragen/Argumenten muss ich rechnen?
- Wie reagiere ich darauf?
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Achten Sie immer darauf, dass Sie möglichst sofort die Durchwahlnummer des gewünschten Gesprächspartners wählen, um nicht unnötig Zeit zu vergeuden. Und halten Sie die für das Gespräch erforderlichen Unterlagen bereit. So gut vorbereitet treten Sie am Telefon überzeugend auf, erreichen, was Sie sich vorgenommen haben und repräsentieren Ihr Unternehmen wirkungsvoll.
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