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Profiwissen fürs Telefon: So wimmeln Sie hartnäckige Headhunter und Co. ab
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-Sterne-Beitrag von
sekretariat-inside.de
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Fast täglich haben die meisten Sekretärinnen einen Anrufer in der Leitung, der versucht, das Sekretariat zu überlisten. Das sind zum Beispiel Headhunter. So ein Telefonat kann ganz schön stressig werden.
Die Redaktion vom Sekretärinnen-Handbuch zeigt Ihnen in diesem Tipp, wie Sie herausfordernde Situationen am Telefon entschärfen und verkürzen.
Die meisten dieser Anrufer haben Ihnen gegenüber einen großen Vorsprung. Sie wissen genau, was sie von Ihnen beziehungsweise Ihrem Chef möchten. Sie dagegen wissen zuerst einmal nicht, mit wem Sie es zu tun haben.
| Hier ist eine Auswahl von gängigen und teils manipulierenden Formulierungen, auf die Sie mit Stärke und selbstbewusst regieren sollten:
- „... Verbinden Sie mich mit Dr. Wichtig ...“ – ohne Nennung des eigenen Namens
So reagieren Sie: Bleiben Sie freundlich, sicher und souverän. Achten Sie auf eine feste und freundliche Stimme. Fragen Sie nach dem Namen. Wenn er den nicht rausrücken will, weisen Sie darauf hin, dass Sie die interne Regelung getroffen haben, dass niemand ohne Nennung des Namens weiterverbunden wird: „Herr xy und ich haben die Vereinbarung, dass ich Ihren Namen benötige, um Sie durchstellen zu können.“
- „... Das muss ich mit ihm persönlich besprechen – es ist privat ...“
So reagieren Sie:Fragen Sie nach einem Stichwort. Wenn er nicht bereit ist, Ihnen mehr zu verraten, heißt es auch hier: Er wird nicht durchgestellt!
- „... Er erwartet meinen Anruf ...“
So reagieren Sie: Fragen Sie in diesem Fall auch freundlich nach seinem Anliegen.
- „Können Sie es verantworten, mich nicht durchzustellen?“
So reagieren Sie: „Ja, das kann ich. Seien Sie dann bitte so nett und geben mir ein Stichwort, worum es sich handelt?“
- „... Ich spreche nicht mit einer Sekretärin ...“
So reagieren Sie: „Bitte haben Sie Verständnis, dass Sie unter diesen Umständen mit niemandem sprechen werden. Auf Wiederhören.“ Diese Verfahrensweise sollten Sie natürlich mit Ihrem Chef absprechen.
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